Regionaal congres organiseren: checklist van plan tot congresdag
Een regionaal congres vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt tegelijk sprekers, inschrijvingen, catering, techniek en informatie voor deelnemers. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar publicatie en aanmeldingen. In de laatste weken draait het vooral om aantallen, presentaties, badges, bewegwijzering en een technische controle. Deze checklist helpt je de 71 taken in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Technische wensen uitvragen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Badges ontwerpen
Programmafolders opmaken
Bewegwijzering maken
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Presentaties verzamelen
Catering aantallen bevestigen
Sprekersbriefing versturen
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Presentaties op usb zetten
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Entreetafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Sprekerspodium inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Badges en folders klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Badges uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Tijd per sessie bewaken
Microfoon doorgeven
Technische ondersteuning bieden
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondsessie begeleiden
2 personen
Vragenronde faciliteren
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Techniek retourneren
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties nabesturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 110
- Tafelsaantal 14
- Registratietafelsaantal 2
- Sprekerslessenaar
- Buffettafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaard
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- USB-sticksaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Buffetschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Programmabordenaantal 6
- Routepijlenaantal 12
- Flip-overbordenaantal 3
- Flip-overvellenaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- Balpennenaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Ledlichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasteiltjesaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Nodig sprekers daarna zo vroeg mogelijk uit, zodat je voor publicatie van het programma hun beschikbaarheid, onderwerp en technische wensen hebt.
- Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende staat. Vraag daarin direct dieetwensen en technische behoeften uit; controleer de deelnemerslijst daarna minimaal wekelijks en dagelijks in de laatste 7 dagen.
- Bevestig catering aantallen niet op basis van ruwe schattingen. Gebruik de actuele deelnemerslijst en tel dieetwensen apart, zodat maaltijden, koffie, water en servies aansluiten op het verwachte aantal aanwezigen.
- Plan een volledige techniekstest vóór de congresdag. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatieklikker met de presentaties die werkelijk gebruikt worden.
- Maak badges, programmafolders en bewegwijzering pas definitief nadat namen en tijden zijn gecontroleerd. Zet presentaties bovendien op USB en houd een tweede kopie op een andere laptop of opslagmedium bij de registratie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een regionaal congres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de aanmeldingen zodra de hoofdlijnen vaststaan en gebruik de laatste 2 weken voor definitieve aantallen, drukwerk en techniek.
- Wanneer moet ik de catering voor een regionaal congres bevestigen?
- Bevestig een voorlopig aantal ongeveer 2 weken vooraf en controleer de aanmeldingen opnieuw 3 tot 5 dagen voor het congres. Geef dieetwensen en eventuele wijzigingen apart door aan de cateraar.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een congres?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de technische opbouw en test alle apparatuur vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Controleer daarnaast 30 minuten voor de start opnieuw microfoons, presentaties, kabels en stroomvoorziening.
- Wanneer druk ik badges en programmafolders voor een congres?
- Druk badges en programmafolders pas nadat namen, sessietijden en sprekers definitief zijn, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Houd enkele lege badges en extra folders achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!