Organiser un congrès régional sans rien oublier

Un congrès régional demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions, la salle et la logistique technique. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis avancez vers les invitations, le formulaire d’inscription et les prestataires. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les besoins alimentaires et techniques, récupérer les présentations et finaliser les supports imprimés. Cette checklist regroupe les 71 tâches et 60 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Inviter les intervenants
2 personnes
Publier le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins techniques
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Concevoir les badges
Mettre en page les brochures du programme
Créer la signalisation
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Rassembler les présentations
Confirmer les quantités de catering
Envoyer le briefing des intervenants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les présentations sur une clé usb
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène des intervenants
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer les badges et les brochures
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Veiller au temps par session
Passer le micro
Fournir une assistance technique
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel technique
Restituer le mobilier
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Relancer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Tables d’inscriptionqté 2
Pupitre
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de buffetqté 12
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Papier aluminiumqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux du programmeqté 6
Flèches de directionqté 12
Chevalets de conférenceqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 120
Blocs-notesqté 120
Braceletsqté 120

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les intervenants : prévoyez ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour ouvrir les inscriptions et communiquer le programme.
Demandez les besoins alimentaires et techniques directement dans le formulaire d’inscription. Faites une première vérification environ 3 semaines avant le congrès, puis confirmez les quantités au traiteur quelques jours avant.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations, idéalement 7 jours avant l’événement. Copiez ensuite tous les fichiers sur une clé USB et testez-les sur l’ordinateur qui sera utilisé en salle.
Ne prévoyez pas seulement l’équipement principal : comptez les câbles HDMI, rallonges, multiprises, batteries externes et piles ou solutions de rechange pour les microphones sans fil.
Imprimez les badges nominatifs et les programmes après la dernière mise à jour de la liste des participants. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les inscriptions tardives, corrections et remplacements.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès régional ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez les intervenants en premier, puis lancez les inscriptions dès que le programme peut être publié.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes pour un congrès ?: Laissez généralement le formulaire ouvert pendant 4 à 8 semaines. Fermez-le quelques jours avant l’événement pour transmettre au traiteur les quantités finales et imprimer les badges.
Quand confirmer le traiteur pour un congrès régional ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont fixés, souvent 6 à 10 semaines à l’avance. Confirmez le nombre de repas, les régimes alimentaires et les horaires de service 3 à 5 jours avant le congrès.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès. Faites une dernière relance 48 heures avant, puis regroupez les présentations sur une clé USB et vérifiez leur affichage sur place.

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