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Regionalkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Regionalkongress braucht früh klare Entscheidungen: Datum, Programm und Veranstaltungsort bilden die Grundlage für alle weiteren Schritte. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Referenten, Catering und Technik – inklusive vieler Details, die kurz vor Beginn leicht untergehen. Plane mit festen Fristen für Rückmeldungen, Präsentationen und Teilnehmerzahlen. Die Checkliste bündelt 71 Aufgaben und 60 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Programm veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technische Wünsche abfragen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Badges gestalten

  • Programmhefte gestalten

  • Beschilderung erstellen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Catering-Mengen bestätigen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationen auf USB-Stick speichern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Rednerpodium einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Badges und Broschüren bereitlegen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Zeit pro Sitzung überwachen

  • Mikrofon weitergeben

  • Technische Unterstützung leisten

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abendsession betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Präsentationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 110
  • TischeAnz. 14
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednerpult
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • BuffetschalenAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • ProgrammschilderAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • FlipchartsAnz. 3
  • FlipchartblätterAnz. 3
  • MarkerAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 120
  • NotizblöckeAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbeckenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten möglichst früh fest, damit Einladungen und Anmeldeformular mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Kongress veröffentlicht werden können.
  • Frage bei der Anmeldung gleichzeitig Ernährungswünsche und technische Anforderungen ab. Prüfe diese Angaben spätestens sieben Tage vorher gemeinsam mit dem Catering- und Technikdienstleister.
  • Sammle alle Präsentationen spätestens drei Tage vor Beginn und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. So bist du vorbereitet, falls ein Laptop oder eine Datei vor Ort ausfällt.
  • Plane die Registrierung nicht nur mit Tischen, sondern auch mit aktualisierter Teilnehmerliste, Namensschildern und Beschilderung. Lege diese Unterlagen am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Einlass bereit.
  • Bestätige die Catering-Mengen nach Ende der Anmeldung und kontrolliere Technik, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofone und Präsentationsklicker am Vortag mit einem vollständigen Testlauf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Regionalkongress organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Location, Referenten und Programm sollten spätestens acht Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten.
Wann sollte die Anmeldung für einen Regionalkongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa sechs bis acht Wochen vor dem Kongress. Schließe die Anmeldung je nach Catering spätestens sieben Tage vorher, damit Teilnehmerzahl und Sonderwünsche noch verarbeitet werden können.
Wie viele Präsentationen braucht man für einen Regionalkongress?
Sammle für jeden geplanten Vortrag eine Präsentation oder eine klare Rückmeldung, dass keine benötigt wird. Fordere die Dateien spätestens drei Tage vor Beginn an und teste sie am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop.
Wie lange vorher muss die Technik beim Regionalkongress geprüft werden?
Führe einen vollständigen Techniktest am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Präsentationsklicker.

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