Boodschappenlijst voor een regeringsconferentie

Voor een regeringsconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Regel ook materialen voor registratie, presentaties, catering, bewegwijzering en technische ondersteuning. Stem aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en bestel drukwerk pas nadat namen, functies en het programma zijn gecontroleerd. Controleer alle leveringen en test audiovisuele apparatuur uiterlijk de dag vóór de conferentie, zodat ontbrekende kabels of microfoons niet tijdens de ontvangst opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentiestoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podium
Lessenaar
Buffettafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 3
Geluidsmixer
Speakersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 3
Laserpointersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffielepelsaantal 120

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 120
Vlaggenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Naambordhoudersaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 5 kilo
- Theezakjes - 300 stuks
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Melk - 15 liter
- Havermelk - 8 liter
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Bruisend water - 12 flessen
- Hartige koekjes - 8 pakken
- Zoete koekjes - 8 pakken
- Mini-croissants - 150 stuks
- Mini-broodjes - 150 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 4 potten
- Kaasplakken - 4 kilo
- Ham - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Gemengde salade - 12 kilo
- Komkommer - 6 kilo
- Tomaten - 8 kilo
- Paprika - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Broodjes - 180 stuks
- Vegetarische broodjes - 40 stuks
- Vegan broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Soep - 25 liter
- Vegetarische soep - 10 liter
- Vegan soep - 5 liter
- Pasta - 12 kilo
- Tomatensaus - 10 liter
- Groentenmix - 12 kilo
- Kipfilet - 12 kilo
- Tofu - 5 kilo
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Basilicum - 500 gram
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Knoflook - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Vers fruit - 15 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Gebak - 150 stuks
- Vegan gebak - 20 stuks
- Glutenvrij gebak - 10 stuks
- Chocolademuntjes - 3 kilo
- Citroenen - 3 kilo
- IJsblokjes - 15 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Tel conferentiestoelen, tafels en waterglazen op basis van de definitieve deelnemerslijst. Leg per zitplaats een glas klaar en reserveer extra stoelen voor sprekers, moderators en medewerkers.
Plan voor de registratiebalie minimaal één registratietafel, badges, presentielijsten en voldoende pennen. Leg de deelnemersdocumenten per sessie klaar, zodat de balie niet tijdens de ontvangst hoeft te sorteren.
Controleer de audiovisuele set als één geheel: beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, verlengkabel, stekkerdoos, microfoons, mixer en speakers. Test elke presentatie op de gebruikte laptop en neem minimaal één reservekabel mee.
Stem servies en catering af op het programma. Voorzie aparte ruimte of duidelijke aanduiding voor dieetwensen en controleer vóór levering of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen beschikbaar zijn.
Maak bewegwijzering voor registratie, conferentieruimtes, sanitaire ruimtes en garderobe. Hang de borden vóór de zaalcontrole op en leg een kleine reservevoorraad tape of bevestigingsmateriaal bij de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een regeringsconferentie?: Reken minimaal op conferentiestoelen, congrestafels, registratietafels, een podium of spreektafel, badges, presentielijsten, deelnemersdocumenten en bewegwijzering. Voor presentaties zijn een beamer, scherm, laptop, microfoons, speakers, mixer, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen nodig. Voor catering horen ook kopjes, glazen, borden, bestek, koffieapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen op de lijst.
Hoeveel stoelen en glazen moet ik bestellen voor een regeringsconferentie?: Bestel één stoel en één waterglas per bevestigde deelnemer, spreker en moderator. Tel daarnaast enkele reserveplaatsen mee voor medewerkers en onverwachte bezoekers; maak het definitieve aantal uiterlijk na de aanwezigheidsbevestiging vast.
Wanneer moet ik audiovisuele apparatuur voor een regeringsconferentie regelen?: Reserveer beamer, scherm, microfoons, speakers en mixer zodra de ruimte en het programma zijn bevestigd. Controleer de technische plattegrond en test alle presentaties en aansluitingen uiterlijk één werkdag vóór de conferentie.
Wanneer moet ik de boodschappen en materialen voor de conferentie controleren?: Controleer ontvangen leveringen zodra ze binnenkomen en vergelijk ze met de boodschappenlijst. Doe de laatste controle van registratie, zaal, catering, bewegwijzering en audiovisuele apparatuur uiterlijk de dag vóór de conferentie; ontbrekende materialen kun je dan nog vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.