Lista de compras para una conferencia gubernamental

Una conferencia gubernamental necesita más que una sala y un programa: el registro, las ponencias y el catering dependen de material específico y bien probado. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo audiovisual, la vajilla y los elementos de apoyo que debes comprar, alquilar o llevar. Calcula las cantidades según el número confirmado de participantes y añade margen para ponentes, personal y sustituciones. Haz la comprobación de entregas varios días antes, no la mañana del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de conferenciacant. 120
Mesas para congresocant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Escenario
Atril
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 3
Punteros lásercant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 120

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 120
Banderascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 5 kilo
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche - 15 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Agua con gas - 12 botellas
- Galletas saladas - 8 paquetes
- Galletas dulces - 8 paquetes
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bollos - 150 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Lonchas de queso - 4 kilo
- Jamón - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Ensalada mixta - 12 kilos
- Pepino - 6 kilos
- Tomates - 8 kilos
- Pimiento - 5 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Bocadillos - 180 unidades
- Panecillos vegetarianos - 40 unidades
- Panecillos veganos - 20 piezas
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Sopa - 25 litros
- Sopa vegetariana - 10 litros
- Sopa vegana - 5 litros
- Pasta - 12 kilos
- Salsa de tomate - 10 litros
- Mezcla de verduras - 12 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Tofu - 5 kilos
- Queso parmesano - 2 kilos
- Albahaca - 500 gramos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Ajo - 500 gram
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Fruta fresca - 15 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Pasteles - 150 unidades
- Pasteles veganos - 20 unidades
- Pasteles sin gluten - 10 unidades
- Monedas de chocolate - 3 kilos
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula las sillas con el número final de asistentes confirmado y añade un 5 % de reserva. Prepara también mesas separadas para registro, ponentes y buffet, porque improvisarlas el mismo día retrasa la apertura.
Reserva un micrófono inalámbrico por cada persona que intervenga al mismo tiempo y al menos uno adicional para preguntas. Comprueba 48 horas antes que la mesa de mezclas, los altavoces y los cables funcionan juntos.
Lleva un cable HDMI de repuesto, una regleta y un alargador por cada zona técnica. Prueba cada portátil y presentación en el proyector previsto antes de imprimir el programa definitivo.
Para el registro, prepara una acreditación por participante confirmado y un 10 % extra para cambios de última hora. Ten listas de asistencia impresas y material de escritura en la mesa al menos 30 minutos antes de recibir al primer invitado.
Calcula la vajilla según el servicio contratado y el número de pausas y comidas: como mínimo, una taza y un vaso por persona y servicio, más un 10 % de reserva. Revisa con el catering quién aporta las máquinas de café, termos, cubiertos y fuentes antes de comprar duplicados.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una conferencia gubernamental?: Necesitas mobiliario para asistentes, registro, ponentes y buffet; proyector, pantalla, portátiles, micrófonos, altavoces y cableado; además de acreditaciones, listas de asistencia y vajilla. La cantidad depende del número confirmado de participantes y del formato de las sesiones.
¿Cuántas sillas debo preparar para una conferencia?: Prepara una silla por participante confirmado, ponente, moderador y miembro del personal que se siente en la sala. Añade un 5 % de reserva; para 200 asistentes, serían 210 sillas como mínimo, sin contar las necesarias en otras zonas.
¿Cuánto material audiovisual de repuesto hace falta?: Ten al menos un cable HDMI adicional, una regleta y un alargador de reserva por cada zona técnica. Si hay varias salas simultáneas, prepara un conjunto de repuesto para cada sala o confirma por escrito qué material aporta el proveedor.
¿Cuándo debo comprobar las compras y entregas?: Comprueba las entregas entre 48 y 72 horas antes de la conferencia. Haz una segunda revisión en la sala el día anterior, incluyendo proyección, sonido, mobiliario, acreditaciones, vajilla y material del registro.

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