Einkaufsliste für eine Regierungskonferenz

Für eine Regierungskonferenz brauchst du mehr als Tagungsräume und Catering. Plane Möbel für Plenum, Bühne, Registrierung und Buffet ebenso ein wie Präsentationstechnik, Mikrofone, Kabel und Geschirr. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag zusätzliche Stromkabel, passende Adapter oder genügend Gläser für Pausen und Empfang. Die vollständige Liste mit 44 benötigten Dingen hilft dir, Bestellungen, Abholung und Lieferkontrolle rechtzeitig zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KonferenzstühleAnz. 120
KongresstischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
Bühne
Pult
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 3
LaserpointerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 120

Dekoration

TischläuferAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 120
FahnenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 5 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 100 zakjes
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Milch - 15 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Herzhafte Kekse - 8 Packungen
- Süße Kekse - 8 Packungen
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Brötchen - 150 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Erdbeermarmelade - 4 Gläser
- Käsescheiben - 4 Kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Gurke - 6 Kilo
- Tomaten - 8 Kilo
- Paprika - 5 kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Brötchen - 180 Stück
- Vegetarische Brötchen - 40 Stück
- Vegane Brötchen - 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Suppe - 25 Liter
- Vegetarische Suppe - 10 Liter
- Vegane Suppe - 5 Liter
- Pasta - 12 Kilo
- Tomatensauce - 10 Liter
- Gemüsemix - 12 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Tofu - 5 Kilo
- Parmesan - 2 Kilo
- Basilikum - 500 Gramm
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Frisches Obst - 15 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Gebäck - 150 Stück
- Veganes Gebäck - 20 Stück
- Glutenfreies Gebäck - 10 Stück
- Schokoladenmünzen - 3 Kilo
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane für jeden Sitzplatz einen Konferenzstuhl und stelle für Podium, Registrierung und Buffet eigene Tische bereit. Die Saalaufteilung sollte spätestens vor der Lieferung der Möbel feststehen.
Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker mindestens 24 Stunden vor Beginn gemeinsam mit den eingesammelten Präsentationen. So fallen inkompatible Dateien nicht erst im Saal auf.
Rechne bei Funkmikrofonen mit Ersatzbatterien und teste Tonmischpult, Lautsprecher und Mikrofonständer im aufgebauten Raum. Ein kurzer Soundcheck vor dem Einlass verhindert Rückkopplungen während der Reden.
Bestelle Geschirr nicht nur für das Essen: Für Kaffeepausen und Empfang brauchst du zusätzlich Tassen, Wassergläser und gegebenenfalls Weingläser. Plane bei zerbrechlichem Geschirr etwa 10 Prozent Reserve ein.
Kläre Lieferungen und Abholung spätestens am Vortag. Kontrolliere dabei jedes Technik- und Küchenstück gegen die Liste, besonders Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Regierungskonferenz?: Du brauchst Möbel für Konferenzraum, Bühne, Registrierung und Buffet sowie Beamer, Leinwand, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Präsentationszubehör. Für Catering und Pausen gehören außerdem Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen und Thermoskannen auf die Einkaufsliste.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?: Plane mindestens ein Geschirrset pro erwarteter Person und etwa 10 Prozent Reserve ein. Für eine Konferenz mit 100 Teilnehmenden wären das beispielsweise 110 Teller, Bestecksets und Wassergläser; Tassen und Weingläser richtest du nach den geplanten Pausen und dem Empfang aus.
Wann sollte ich die Konferenztechnik prüfen?: Prüfe die komplette Technik spätestens 24 Stunden vor dem Einlass. Spiele dabei Präsentationen auf dem vorgesehenen Laptop ab und teste Beamer, HDMI-Verbindung, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher im tatsächlichen Saal.
Wann muss ich Möbel und Catering-Material bestellen?: Bestelle oder reserviere Möbel, Technik und Catering-Material, sobald Teilnehmerzahl, Raumaufteilung und Programm feststehen, idealerweise mindestens 7 Tage vor der Konferenz. Lieferungen und die vollständige Stückkontrolle sollten spätestens am Vortag erfolgen.

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