LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een regenboogbijeenkomst organiseren

Een regenboogbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een programma. Je regelt vergunningen en verzekering, stemt sprekers en muziek af en houdt rekening met toegankelijkheid, dieetwensen en een veilige inrichting. Deze checklist helpt je om eerst de basis vast te leggen en daarna techniek, catering, vrijwilligers en bewegwijzering te organiseren. Zo zijn op de dag zelf ook de minder zichtbare zaken geregeld, zoals nooduitgangen, contactpersonen en een geprint draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Leveranciers reserveren

  • Programma vaststellen

    3 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Muziekprogramma bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Toegankelijkheid inventariseren

    2 personen

  • Contactlijst opstellen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

  • Plattegrond maken

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Programmaborden printen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Transport laden

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Podiumruimte inrichten

    3 personen

  • Geluidsapparatuur opstellen

    3 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Verlichting aansluiten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    4 personen

  • Infopunt inrichten

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Dranken klaarzetten

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Vrijwilligers briefen

    2 personen

Event

  • Registratietafel bemannen

    2 personen

  • Gasten verwelkomen

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Informatiemateriaal uitdelen

    2 personen

  • Openingswoord begeleiden

    2 personen

  • Sprekers begeleiden

    2 personen

  • Muziekprogramma begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Tafels tussentijds schoonmaken

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Toegankelijkheid bewaken

  • Eindprogramma aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Catering opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval naar verzamelpunt brengen

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Apparatuur inpakken

    3 personen

  • Materialen terugladen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verwerken

  • Foto- en videomateriaal opslaan

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 160
  • Statafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 8
  • Tafelrokkenaantal 12
  • Afzetpalenaantal 8
  • Partytentenaantal 3
  • Podiumpanelenaantal 6
  • Podiumtrappenaantal 2

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Laptop
  • Presentatiescherm
  • Beamer

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 220
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 180
  • Kommetjesaantal 80
  • Besteksetsaantal 180
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Schenk kannenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 10
  • Voedselbakkenaantal 12
  • Tangenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24

Decoratie

  • Regenboogvlaggenaantal 12
  • Regenboogbanierenaantal 8
  • Ballonnenmixaantal 150
  • Ballonlintaantal 4
  • Plakstripsaantal 6
  • Krijtbordenaantal 6
  • Tafeldecoratiesaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 180
  • Polsbandjesaantal 180

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Dweilsetsaantal 2
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Handzeepdispensersaantal 6
  • Handdoekdispensersaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer de locatie zodra je een datum hebt en controleer daarna direct vergunningen, verzekering en nooduitgangen. Plan ook een moment om de plattegrond met looproutes, podium, tafels en afzetpalen te controleren.
  • Leg het programma uiterlijk enkele weken vooraf vast. Bevestig sprekers, muziek en techniek afzonderlijk en test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, beamer en presentatiescherm minstens één keer vóór de bijeenkomst.
  • Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften tijdens de aanmelding, niet pas op de dag zelf. Houd de antwoorden bij in één contactlijst en wijs één vrijwilliger aan voor vragen over toegang en begeleiding.
  • Werk met een duidelijke vrijwilligersindeling: ontvangst, catering, techniek, programma en opruimen. Geef iedereen uiterlijk één week vooraf het draaiboek, de contactlijst en het tijdstip waarop die persoon aanwezig moet zijn.
  • Controleer 24 uur vooraf het weer, de boodschappen en de materialen. Koel dranken op tijd, print programmaborden en naamkaartjes en neem extra verlengkabels, stekkerdozen, batterijlantaarns en herbruikbare bekers mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regenboogbijeenkomst organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en verzekering. Plan het programma en bevestig leveranciers uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik dieetwensen en toegankelijkheid uitvragen?
Vraag dit direct bij de uitnodiging of aanmelding uit en sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen vooraf. Zo kun je catering, looproutes, zitplaatsen en begeleiding nog aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een regenboogbijeenkomst?
Reken minimaal 1 coördinator en daarnaast ongeveer 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers voor ontvangst, catering, techniek en opruimen. Bij meerdere programmaonderdelen is een aparte techniekvrijwilliger verstandig.
Wanneer moet ik de techniek voor een regenboogbijeenkomst testen?
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer, presentatiescherm en verlichting minimaal 3 tot 7 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra alle kabels en apparatuur op hun plaats staan.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!