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Regenbogentreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Regenbogentreffen braucht mehr als einen reservierten Raum und ein schönes Programm. Kläre früh Genehmigungen, Versicherung, Lieferanten und die Zugänglichkeit des Veranstaltungsorts. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer-Einteilung und die technische Planung. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum gekühlten Getränk und zeigt, was am Veranstaltungstag häufig zu spät geprüft wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten reservieren

  • Programm festlegen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Musikprogramm bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

    2 Personen

  • Kontaktliste erstellen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lageplan erstellen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Programmschilder drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Transport beladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Informationsmaterial ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Barrierefreiheit gewährleisten

  • Abschlussprogramm ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Materialien zurückladen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Foto- und Videomaterial speichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 160
  • StehtischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 8
  • TischröckeAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Laptop
  • Präsentationsbildschirm
  • Beamer

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • SchälchenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 10
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • RegenbogenflaggenAnz. 12
  • RegenbogenbannerAnz. 8
  • BallonmixAnz. 150
  • BallonbandAnz. 4
  • KlebestreifenAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 180
  • ArmbänderAnz. 180

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Ort, Lieferanten und Referierende möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, falls Genehmigungen, Versicherung oder technische Anforderungen noch geklärt werden müssen.
  • Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und Angaben zur Barrierefreiheit. Prüfe diese Liste spätestens 7 Tage vorher und gib sie an Küche und Helferteam weiter.
  • Plane für Technik und Strom einen eigenen Rundgang ein: Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop, Präsentationsbildschirm, Beamer und Verlängerungskabel müssen vor Beginn angeschlossen und getestet werden.
  • Drucke Drehbuch, Lageplan, Programmschilder und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege alle Materialien am Vortag zusammen und kontrolliere dabei auch Notausgänge, Beleuchtung und die Aufstellung von Tischen und Stühlen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Snacks, wiederverwendbare Becher, Teller, Schälchen und Besteck werden oft erst beim Aufbau vermisst, obwohl der Einkauf längst erledigt ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Regenbogentreffen organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Versicherung und Lieferanten. Programm, Referierende und Musik sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was muss ich bei der Anmeldung für ein Regenbogentreffen abfragen?
Frage neben Name und Kontakt mindestens nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheit. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit du Mengen, Sitzplätze, Namensschilder und Helfer einteilen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Regenbogentreffen?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang, Technik, Programm und Versorgung ein; bei 50 Gästen sind damit meist 4 bis 6 Helfende sinnvoll. Teile die Schichten spätestens 7 Tage vorher ein und gib allen einen Lageplan sowie das Drehbuch.
Wann sollte die Technik für ein Regenbogentreffen geprüft werden?
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop und Präsentation mindestens am Vortag vollständig. Kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass Stromversorgung, Mikrofonpegel und Notfallwege.

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