Checklist pour organiser une rencontre arc-en-ciel

Une rencontre arc-en-ciel demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut sécuriser le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis coordonner les intervenants, la musique, les inscriptions et l’accueil. Prévoyez aussi les besoins alimentaires et l’accessibilité dès l’invitation, pas la veille. Cette checklist vous guide dans l’ordre, jusqu’aux boissons refroidies, aux badges et aux panneaux prêts à installer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
Définir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
Confirmer le programme musical
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
2 personnes
Établir la liste de contacts
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer le plan
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Charger le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de scène
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Veiller à l’accessibilité
Annoncer le programme final
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Recharger le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Stocker les photos et vidéos
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 8
Jupes de tableqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Panneaux de scèneqté 6
Escaliers de scèneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 12
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux arc-en-cielqté 12
Bannières arc-en-cielqté 8
Mélange de ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 4
Bandes adhésivesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, les autorisations et l’assurance : réservez-les avant de confirmer les fournisseurs ou d’annoncer la date. Gardez les coordonnées de chaque interlocuteur dans une seule liste.
Demandez les besoins alimentaires et les informations d’accessibilité au moment de l’inscription. Faites une première vérification au moins 7 jours avant la rencontre pour éviter les adaptations improvisées.
Pour l’accueil, prévoyez un badge pour chaque personne inscrite et imprimez le déroulé ainsi que les panneaux du programme la veille. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le son, les microphones, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges avant l’arrivée du public. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour vérifier les branchements et les sorties de secours.
Achetez et préparez les en-cas après avoir arrêté le nombre d’inscrits. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifiez les gobelets, tasses, assiettes, bols et couverts en même temps.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu pour une rencontre arc-en-ciel ?: Réservez le lieu dès que la date et le format sont suffisamment définis, idéalement 6 à 8 semaines avant la rencontre. Vérifiez en même temps les autorisations nécessaires, l’assurance, l’accessibilité et les horaires d’installation.
Quand envoyer les invitations pour une rencontre arc-en-ciel ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, l’accessibilité et le nombre de badges à préparer.
Combien de temps prévoir pour installer le matériel ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, chaises, signalétique, éclairage et matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, la projection, les rallonges et les sorties de secours.
Quand recruter et répartir les bénévoles ?: Commencez le recrutement 3 à 4 semaines avant la rencontre et attribuez les rôles au plus tard 7 jours avant. Prévoyez des personnes distinctes pour l’accueil, l’orientation, la technique, les en-cas et la coordination.

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