Checklist voor een rechtbank open dag organiseren

Een rechtbank open dag vraagt om meer dan een programma en een ontvangstbalie. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen, beveiliging, privacy en techniek tegelijk goed laten aansluiten. Begin met de publieksruimtes en de capaciteit per rondleiding, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en bezoekersinformatie. In de laatste week controleer je vooral de route, presentaties, evacuatie-instructies en materialen voor ontvangst. Zo voorkom je wachtrijen en last-minute wijzigingen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden bevestigen
Publieksruimtes reserveren
Rondleidingen en capaciteit plannen
2 personen
Sprekers en rondleiders vastleggen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
Bezoekerslijsten maken
2 personen
Rondleidingstijden bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Catering bestellen
Beveiligingsinstructies afstemmen
2 personen
Evacuatieroutes controleren
2 personen
Rondleidingsroute nalopen
2 personen
Fotografie- en privacyregels afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten afdrukken
Plattegronden afdrukken
Programmafolders afdrukken
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Toegangscontrole inrichten
3 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Rondleidingspunten inrichten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koelproducten koud zetten
2 personen
Personeelsbriefing houden
8 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar programma verwijzen
2 personen
Toegangscontrole ondersteunen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Zittingszaal toelichten
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Ontvangstbalie afsluiten
2 personen
Avondprogramma voorbereiden
3 personen
Avondbezoekers ontvangen
3 personen
Avondpresentatie verzorgen
2 personen
Avondrondleidingen begeleiden
4 personen
Avondbuffet aanvullen
2 personen
Avonddrankjes serveren
2 personen
Publieksruimtes afsluiten
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Ontvangstbalie opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering verwerken
2 personen
Bezoekersbedankbericht versturen
Registratiegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 20
Ontvangstbalieaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Wachtpalen met koordaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 140
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 140

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 16
Tafelkleedhoezenaantal 16
Vlaggenaantal 8
Posterhoudersaantal 12
Fotopanelenaantal 3

Papierwaren

Programmafoldersaantal 300
Plattegrondenaantal 300
Bezoekersformulierenaantal 300
Naambadgehoudersaantal 180
Polsbandjesaantal 300
Pennenaantal 60
Stiftenaantal 24
Kleefbriefjesaantal 12
Klembordenaantal 10
Papiertapeaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en bevestig per bezoeker de starttijd. Houd de capaciteit per groep apart bij, zodat een volle rondleiding niet alsnog bij de ontvangstbalie moet worden opgelost.
Open het aanmeldformulier zodra datum, openingstijden en programmaonderdelen vaststaan. Vraag naast contactgegevens ook dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften; verwerk die uiterlijk enkele dagen voor de open dag in de bezoekerslijsten.
Stuur bezoekersinformatie niet pas op de ochtend zelf. Verstuur route, aanmeldtijd, rondleidingstijd, fotografie- en privacyregels en eventuele toegangs- of beveiligingsinstructies minimaal 3 dagen vooraf.
Loop de volledige rondleidingsroute minstens één keer na met de rondleiders. Controleer daarbij wachtruimtes, bewegwijzering, evacuatie-uitgangen en de plekken waar groepen elkaar kunnen kruisen.
Test presentaties, beamers, projectieschermen, microfoons en luidsprekers vóór de publieksdag. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies voordat de catering wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een rechtbank open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, publieksruimtes, rondleidingen en capaciteit. Reserveer daarna sprekers, rondleiders, techniek en catering voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet het aanmeldformulier voor een rechtbank open dag online staan?: Zet het formulier online zodra datum, tijdsloten en programma definitief genoeg zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de open dag, zodat bezoekerslijsten, badges en catering kunnen worden afgerond.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor rondleidingen in een rechtbank?: Plan per rondleiding naast de eigenlijke route minimaal 10 tot 15 minuten voor verzamelen, aanmelden en doorlopen van de groep. Laat tussen twee groepen ook 10 minuten ruimte om vertraging en kruisende bezoekersstromen op te vangen.
Wanneer test ik de techniek voor een rechtbank open dag?: Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf met de presentaties, beamers, projectieschermen, draadloze microfoons en luidsprekers. Herhaal op de ochtend zelf een korte controle van geluid, beeld, stroomaansluitingen en reservekabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.