Journée portes ouvertes du tribunal : la checklist complète

Une journée portes ouvertes du tribunal demande une coordination précise entre l’accueil du public, les visites guidées et les contraintes de sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation des horaires jusqu’au test des micros et des vidéoprojecteurs. Prévoyez aussi le traitement des inscriptions, les besoins d’accessibilité, les règles de photographie et les listes de visiteurs. Les documents imprimés et le parcours de visite doivent être finalisés avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Réserver les espaces publics
Planifier les visites guidées et la capacité d’accueil
2 personnes
Réserver les intervenants et les guides
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins d'accessibilité
Créer des listes de visiteurs
2 personnes
Confirmer les horaires de visite guidée
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Commander le catering
Coordonner les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les itinéraires d’évacuation
2 personnes
Vérifier le parcours de la visite guidée
2 personnes
Imprimer les règles de photographie et de confidentialité
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Imprimer les plans
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Mettre en place le contrôle d’accès
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les points de visite
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Faire le briefing du personnel
8 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers le programme
2 personnes
Soutenir le contrôle des entrées
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Présenter la salle d’assemblée
2 personnes
Répondre aux questions du public
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le programme de soirée
3 personnes
Accueillir les visiteurs du soir
3 personnes
Assurer la présentation du soir
2 personnes
Animer les visites du soir
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du soir
2 personnes
Servir les boissons du soir
2 personnes
Fermer les espaces publics
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le comptoir d'accueil
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Traiter les restes de restauration
2 personnes
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
Archiver les données d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 20
Accueilqté 2
Tables de buffetqté 4
Poteaux d’attente avec cordeqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Housses de nappesqté 16
Drapeauxqté 8
Porte-affichesqté 12
Panneaux photoqté 3

Papeterie

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Formulaires visiteursqté 300
Supports de badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 300
Stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Presse-papiersqté 10
Ruban de papierqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité de chaque visite guidée avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une liste d’attente et prévoyez quelques places pour les ajustements de dernière minute.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs après confirmation de leur créneau : heure d’arrivée, point d’accueil, durée de la visite, règles de photographie et consignes de confidentialité.
Traitez les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois avant de commander le catering et de finaliser l’organisation des espaces.
Testez toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateurs, vidéoprojecteurs, écrans, microphones sans fil, haut-parleurs, rallonges et multiprises.
Imprimez les badges nominatifs, listes de visiteurs, plans et programmes avant le jour J. Préparez aussi un exemplaire de secours de chaque document à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes du tribunal ?: Ouvrez le formulaire dès que les horaires, les espaces accessibles et les créneaux de visite sont confirmés. Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et traiter les demandes particulières.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée du tribunal ?: Réservez généralement 45 à 60 minutes par visite, puis ajoutez 15 minutes pour l’accueil, le contrôle des inscrits et les déplacements entre les espaces. Confirmez la durée exacte avec les guides avant d’envoyer les invitations.
Quand confirmer les besoins d’accessibilité des visiteurs ?: Demandez-les directement dans le formulaire d’inscription et relancez les personnes concernées au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite le parcours, les accès et les aménagements avec les équipes du tribunal.
Quand tester le matériel audiovisuel avant l’ouverture au public ?: Effectuez un premier test 24 à 48 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le matin même. Testez chaque microphone, haut-parleur, vidéoprojecteur, écran, rallonge et multiprise dans la salle où il sera utilisé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.