Receptie organiseren: een checklist die niets overslaat

Een receptie loopt soepel als je registratie, catering en inrichting in de juiste volgorde regelt. Begin met locatie, uitnodigingen en aanmeldingen; sluit daarna de gastenlijst af zodat dieetwensen en hoeveelheden kloppen. In de laatste week bereid je naambadges, programma en routebeschrijving voor. Op de dag zelf draait alles om een snelle opbouw, gekoelde dranken en een duidelijke ontvangsttafel. Deze checklist bevat 68 taken en 73 spullen om stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen afsluiten
Gastenlijst controleren
Dieetoverzicht maken
Locatie reserveren
Catering reserveren
Muziek regelen
Stoelen en tafels reserveren
Vergunningen controleren
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenen markeren
Routebeschrijving afdrukken
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Ruimtes inspecteren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Dieetopties apart zetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek testen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing cateringteam
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
Afscheidsdrank serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Geleende spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Etiketten voor allergenenaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Naamkaartstandaardsaantal 4
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Touwaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Garderobenummersaantal 100
Fotolijstjesaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laptop
Muziekspeler
Opladersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Sponsjesaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen trekker

Catering

Boodschappen
Wijnopenersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkenaantal 2
Waterkaraffenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 16
Etenswarmersaantal 4
Thermometeraantal 2

Tips

Stuur de uitnodiging minstens 4 weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum ongeveer 10 dagen voor de receptie. Zo houd je tijd over om aantallen, dieetwensen en catering definitief door te geven.
Maak na het sluiten van de aanmeldingen één dieetoverzicht en markeer allergenen bij de hapjes. Leg etiketten, serveertangen en aparte serveerbladen klaar voordat het buffet wordt opgebouwd.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor ontvangst. Reserveer tijd voor receptietafels, statafels, stoelen, buffettafels en de ontvangsttafel; leveringen kunnen vertraging oplopen.
Koel dranken ten minste 4 uur vooraf en verdeel ze over koelboxen en schenkpunten. Houd water apart van wijn, champagne en koffie, zodat de ontvangst niet vastloopt bij één tafel.
Controleer de locatie de avond ervoor of direct bij opening: loop route, garderobe, toiletten en alle ruimtes na. Leg programma's, naambadges en routebeschrijvingen bij de ontvangsttafel voordat de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een receptie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, catering en uitnodigingen. Reserveer uiterlijk 4 weken vooraf de belangrijkste leveranciers en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de receptie.
Hoeveel hapjes en drank moet ik bestellen voor een receptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor een receptie van 2 uur kun je meestal 6 tot 8 hapjes per persoon aanhouden; stem dit af op het tijdstip en de catering.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor een receptie?: Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf. Dat geeft genoeg tijd om de gastenlijst te controleren, dieetwensen te verwerken en aantallen voor hapjes, glazen, stoelen en naambadges door te geven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een receptie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra als er veel leveringen of catering bij komen kijken. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna buffet en ontvangst in en koel of vul als laatste de dranken aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.