Checklist para organizar una recepción sin olvidos
Organizar una recepción requiere coordinar invitados, proveedores y montaje en un orden concreto. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, y no cierres el catering hasta tener una cifra fiable. Después reserva el lugar, comprueba los permisos y prepara el programa, las acreditaciones y las indicaciones de ruta. En los últimos días, revisa el pronóstico, enfría las bebidas y confirma que mesas, sillas, vajilla y equipos de café llegan a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar inscripciones
Comprobar la lista de invitados
Hacer resumen dietético
Reservar el lugar
Reservar el catering
Gestionar la música
Reservar sillas y mesas
Comprobar permisos
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar alérgenos
Imprimir las indicaciones de la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar los espacios
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Separar las opciones de dieta
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar la música
Comprobar los baños
Colocar cubos de basura
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Briefing del equipo de catering
4 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Marcar asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
Servir la bebida de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar la música
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Limpiar los baños
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger el stock sobrante
Devolver los artículos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 8
- Mesas altas tipo cóctelcant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de champáncant. 90
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 100
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Jarras de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de comidacant. 12
- Etiquetas de alérgenoscant. 40
Decoración
- Mantelescant. 16
- Porta-servilletascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles del programacant. 4
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 4
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Cuerdacant. 2
- Perchascant. 100
- Números de guardarropacant. 100
- Marcos de fotoscant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Portátil
- Reproductor de música
- Cargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Esponjascant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Rascador de goma
Catering
- Compras
- Sacacorchoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Jarras de aguacant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 16
- Bandejas de servircant. 16
- Calientaplatoscant. 4
- Termómetrocant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de confirmar el catering y prepara un resumen dietético con el número de personas que necesitan opciones especiales. Así puedes marcar los alérgenos en las bandejas y evitar cambios de última hora.
- Envía un recordatorio con la hora, la dirección y las indicaciones de ruta entre 3 y 5 días antes. Incluye también el plazo final para comunicar cambios en la asistencia.
- Comprueba los permisos y el uso del lugar al menos 2 semanas antes, especialmente si habrá música, montaje exterior o entregas. Una inspección previa permite detectar accesos estrechos, falta de enchufes o poco espacio para el buffet.
- Calcula la vajilla por asistentes y añade un margen del 10 %: copas de vino, vasos de agua, platos, cubiertos y tazas de café. Las copas de champán y las bandejas de servicio suelen olvidarse cuando se comprueba solo el menú.
- El día anterior, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y confirma las entregas. Reserva al menos 2 horas para abrir la ubicación, inspeccionar los espacios, montar las mesas y colocar las sillas antes de recibir a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la recepción. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para comprobar la lista de invitados y entregar al catering un resumen dietético definitivo.
- ¿Cuánta vajilla necesito para una recepción?
- Calcula una unidad por invitado para platos, cubiertos y vasos, y añade un 10 % de reserva. Si la recepción dura varias horas o incluye vino, champán, café y postre, cuenta cada tipo de copa o taza por separado.
- ¿Cuándo se deben reservar el lugar y el catering?
- Reserva el lugar entre 6 y 8 semanas antes, si es posible. Confirma el catering después del cierre de inscripciones y, como mínimo, 7 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una recepción?
- Planifica al menos 2 horas para inspeccionar los espacios, montar mesas, colocar sillas, preparar la mesa de recepción y organizar el buffet. Añade 30 minutos si hay acreditaciones, programa impreso o varias entregas que recibir.
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