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Empfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Empfang wirkt unkompliziert, braucht aber viele kleine Vorbereitungen: Einladungen, Rückmeldungen, Catering, Ausstattung und Ablauf müssen zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Gästezahl und Dienstleister und lege danach Mengen und Aufbau fest. Zwei bis drei Tage vorher klärst du Allergien, druckst Namensschilder und kühlst Getränke rechtzeitig. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Kontrolle der Räume am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen schließen

  • Gästeliste prüfen

  • Diätübersicht erstellen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Musik organisieren

  • Stühle und Tische reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

  • Wegbeschreibung ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume inspizieren

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Diätoptionen separat bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer aufstellen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

  • Briefing des Cateringteams

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abwischen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülleimer leeren

  • Abschiedsgetränk servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Böden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 8
  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 4
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • WeingläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • TortenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • Etiketten für AllergeneAnz. 40

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • NamenskartenständerAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • SeilAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100
  • GarderobennummernAnz. 100
  • FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Musikplayer
  • LadegeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • Gummischieber

Catering

  • Einkäufe
  • KorkenzieherAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 6
  • ZuckerschälchenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 16
  • SpeisewärmerAnz. 4
  • ThermometerAnz. 2

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens sieben Tage vor dem Empfang. So kannst du die Gästeliste prüfen, Ernährungshinweise zusammenfassen und Catering sowie Geschirr auf die tatsächliche Personenzahl abstimmen.
  • Plane für den Empfangsbereich getrennte Zonen für Anmeldung, Garderobe, Getränke und Buffet. Reserviere Stehtische zusätzlich zu einigen Stühlen, damit Gäste sowohl stehen als auch in Ruhe sitzen können.
  • Kühle Wein, Wasser und weitere Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn. Für den Ausschank brauchst du außerdem Gläser, Ausgießkannen, Kühlboxen und Serviertabletts direkt am Empfangstisch.
  • Bereite Namensschilder, Programm und Wegbeschreibung spätestens am Vortag vor. Allergene sollten auf den Speisen eindeutig gekennzeichnet sein, nicht erst während des Buffets erklärt werden müssen.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Öffne die Location zuerst, prüfe Räume und Lieferungen und stelle danach Tische, Stühle, Buffet und Garderobenständer auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Empfang organisieren?
Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Catering und Mobiliar. Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung spätestens sieben Tage vorher.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Empfang?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und halte alkoholfreie Getränke in ausreichender Menge bereit.
Wann soll ich die Gästezahl für das Catering melden?
Melde die verbindliche Personenzahl sieben bis zehn Tage vor dem Empfang. Ernährungswünsche und Allergien solltest du spätestens beim Anmeldeschluss erfassen und gesammelt an das Catering weitergeben.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Empfangs?
Plane mindestens 90 Minuten ein, bei vielen Tischen, Lieferungen oder gedruckten Materialien besser zwei Stunden. Die Räume sollten vor dem Eintreffen der Gäste inspiziert und alle Getränke gekühlt sein.

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