Rampenoefening organiseren: checklist en planning
Een rampenoefening vraagt meer voorbereiding dan alleen een scenario en een verzameling deelnemers. Je legt eerst het oefendoel, de risico’s en de rollen vast en werkt daarna de locatie, communicatie en veiligheidsmaatregelen uit. Meldkamer en hulpdiensten moeten op tijd weten wat er gebeurt, terwijl deelnemers duidelijke instructies en een herkenbare registratie krijgen. Deze checklist bevat 84 taken en 66 spullen, van portofoons en plattegronden tot afzetmateriaal, verlichting en EHBO.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Oefendoelen vastleggen
2 personen
Oefenscenario uitwerken
3 personen
Risicoanalyse opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Meldkamer informeren
Hulpdiensten uitnodigen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Rollen en posten toewijzen
3 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Ontruimingsroute bepalen
2 personen
Verzamelplaats vastleggen
2 personen
Communicatieplan maken
2 personen
Portofoons reserveren
Scenario-injects voorbereiden
3 personen
Plattegronden afdrukken
2 personen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Slachtofferrollen voorbereiden
3 personen
Moulage voorbereiden
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Portofoons opladen
Catering voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Terrein veilig inspecteren
3 personen
Verkeersroutes afzetten
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Communicatiepost inrichten
2 personen
Briefingruimte inrichten
3 personen
Slachtofferzone inrichten
3 personen
Materialen per post verdelen
3 personen
Slachtoffers laten schminken
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen
Waarnemers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Oefening openen
2 personen
Eerste scenario-inject geven
2 personen
Communicatie monitoren
2 personen
Slachtoffers begeleiden
6 personen
Waarnemingen registreren
5 personen
Veiligheid tijdens oefening bewaken
3 personen
Tussentijdse injects uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Noodsignaal testen
2 personen
Oefening stilleggen
2 personen
Deelnemers verzamelen
3 personen
Korte nabespreking houden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Avondscenario starten
2 personen
Nachtverlichting controleren
2 personen
Avondcommunicatie monitoren
2 personen
Avondslachtoffers begeleiden
4 personen
Avondwaarnemingen registreren
4 personen
Laatste inject uitvoeren
2 personen
Oefening afsluiten
2 personen
Aanwezigheid controleren
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Materialen innemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Verkeersafzetting verwijderen
3 personen
Portofoons opladen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Waarnemingsformulieren bundelen
2 personen
Incidentmeldingen vastleggen
2 personen
Deelnemersbedankingen versturen
Oefenrapport samenstellen
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 60
- Registratiebalie
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Portofoonladersaantal 12
- Megafoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptopsaantal 3
- Mobiele telefoonsaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlampenaantal 6
Veiligheid
- Veiligheidshelmenaantal 30
- Veiligheidsvestenaantal 40
- Veiligheidsbrillenaantal 30
- Werkhandschoenenaantal 30
- Gehoorbeschermingaantal 20
- EHBO-koffersaantal 3
- Blusdekensaantal 2
- Brandblussersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 30
- Zaklampenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Afzetting
- Dranghekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 30
- Lintpalenaantal 20
- Afzetlintrollenaantal 6
- Waarschuwingsbordenaantal 10
- Verkeersbarrièresaantal 6
Oefenmateriaal
- Oefenpoppenaantal 4
- Brancardsaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Opvouwbare draagdoekenaantal 4
- Oefenverbandenaantal 20
- Oefenspalkenaantal 10
- Oefenademmaskersaantal 10
- Pop-up schuilwandenaantal 4
Registratie
- Badgehoudersaantal 70
- Clipboardsaantal 20
- Stiftenaantal 30
- Balpennenaantal 50
- Whiteboardsaantal 4
- Whiteboardstiftenaantal 20
- Documentmappenaantal 20
- Papierversnipperaar
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schenkkanaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
Oefendecor
- Kunststof puinblokkenaantal 20
- Oude dekensaantal 12
- Lege jerrycansaantal 8
- Oefenverkeersbordenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de communicatie vóór de oefendag: reserveer portofoons, wijs per rol een kanaal of contactpersoon toe en test alle portofoonladers vooraf. Leg daarnaast een alternatief vast, bijvoorbeeld mobiele telefoons, voor het geval de portofoonverbinding uitvalt.
- Maak de veiligheidsinstructies concreet op de plattegrond. Markeer de ontruimingsroute en verzamelplaats, zet dranghekken en verkeerskegels klaar en controleer of brandblussers, blusdekens en EHBO-koffers direct bereikbaar zijn.
- Laat aanmeldingen niet tot de laatste dag openstaan. Verwerk de deelnemers vooraf, controleer contactgegevens, verzamel dieetwensen en maak aparte lijsten voor deelnemers, rollen, posten en slachtofferrollen.
- Controleer de locatie bij daglicht én bij weinig licht. Bouwlampen, ledlampen, batterijlampen, zaklampen en reservebatterijen worden vaak pas gemist wanneer een oefenonderdeel in een donkere ruimte plaatsvindt.
- Maak per scenario-inject duidelijk wie de informatie ontvangt, op welk moment en welke actie wordt verwacht. Print plattegronden, deelnemersbadges en veiligheidsinstructies vooraf; op de oefendag wil je niet nog afhankelijk zijn van één laptop of printer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rampenoefening organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het oefendoel, scenario, de risicoanalyse en de locatie. Reserveer hulpdiensten, meldkamer en portofoons zodra de datum en opzet voorlopig vaststaan. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerslijsten, materialen, scenario-injects en een volledige veiligheidscontrole.
- Wat moet er in een rampenoefening scenario staan?
- Beschrijf minimaal de startsituatie, de verwachte ontwikkelingen, de rollen, de informatie die op elk moment wordt vrijgegeven en het gewenste handelen. Werk per inject uit wie deze ontvangt en wanneer. Plan daarnaast een korte debriefing direct na afloop, bijvoorbeeld binnen 30 minuten.
- Welke communicatie heb je nodig tijdens een rampenoefening?
- Reken op minimaal één communicatiemiddel per operationele rol of post en houd een reservekanaal achter de hand. Test portofoons, laders en bereik vooraf op de hele locatie. Noteer ook contactgegevens en een telefoonnummer voor situaties waarin portofoons niet werken.
- Wanneer controleer je de spullen voor een rampenoefening?
- Doe een eerste materiaalcontrole 7 dagen vooraf en een tweede controle op de dag vóór de oefening. Controleer dan onder meer verlichting, batterijen, veiligheidshelmen, vesten, brillen, gehoorbescherming, afzetmateriaal en EHBO-koffers. Leg ontbrekende spullen uiterlijk 48 uur vooraf apart om te lenen of aan te schaffen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!