Radioconcert organiseren: checklist en planning

Een radioconcert vraagt om twee draaiboeken tegelijk: één voor het optreden en één voor de uitzending. Je legt artiesten en programma vast, controleert capaciteit en vergunningen en verzamelt technische wensen voordat je apparatuur reserveert. Test de uitzendfrequentie vooraf en werk met een technisch draaiboek voor microfoons, mengtafel, opname en monitoring. Vergeet ook publieksaanmeldingen, dieetwensen, vervoer en gekoelde dranken niet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Artiesten uitnodigen
Optredens vastleggen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Locatiecapaciteit controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Technische wensen verzamelen
2 personen
Radioprogramma plannen
2 personen
Uitzendfrequentie testen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie versturen
Artiestenvervoer bevestigen
Catering aantallen bepalen
2 personen
Technisch draaiboek maken
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Microfoonkanalen indelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Promotiemateriaal plaatsen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Radiotechniek aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Technische lijncontrole uitvoeren
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Radiogeluid testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten soundchecken
3 personen
Publieksentree openen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Radiouitzending bedienen
2 personen
Artiesten aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Artiestenmaaltijden serveren
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Laatste optreden afsluiten
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Kassa en registratie afsluiten
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Podium afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Radiotechniek inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Opnamebestanden veiligstellen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatiesleutels inleveren
Artiesten uitbetalen
Publieksberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Tafelsaantal 8
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Mengtafelaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Diboxenaantal 4
Hoofdtelefoonsaantal 4
Audio-interfaceaantal 2
Opnamerecordersaantal 2
Laptopsaantal 2
DI-kabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Aankondigingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Polsbandjesaantal 150
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel technische wensen zodra een optreden is vastgelegd. Noteer per artiest het aantal microfoons, diboxen, hoofdtelefoons en benodigde kanalen, zodat de microfoonindeling niet op de dag zelf hoeft te worden gemaakt.
Plan de radiotechniek vóór je publieksinformatie verstuurt. Test de uitzendfrequentie en controleer audio-interface, opnamerecorders, laptops en USB-sticks minimaal één keer met dezelfde bekabeling als tijdens het concert.
Maak de podiumindeling op schaal en houd ruimte vrij voor podiumtrappen, monitoren, microfoonstatieven en kabelroutes. Leg XLR-kabels, jackkabels, DI-kabels en stroomhaspels apart klaar om zoektijd bij de opbouw te voorkomen.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor het radioconcert af en tel daarna publiek, artiesten en medewerkers afzonderlijk. Gebruik die aantallen voor stoelen, statafels, drinkglazen, catering en de controle van de locatiecapaciteit.
Regel vervoer en publieksinformatie niet pas tijdens de laatste voorbereiding. Bevestig artiestenvervoer vooraf en verstuur praktische informatie over aanvang, toegang en programma zodra de optredens en reserveringen definitief zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een radioconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met artiesten uitnodigen, optredens vastleggen en de locatiecapaciteit controleren. Plan de technische wensen, vergunningen en het radioprogramma uiterlijk 3 tot 4 weken voor de uitzending.
Wanneer moet ik de uitzendfrequentie van een radioconcert testen?: Test de frequentie minimaal 2 weken vooraf en herhaal de test tijdens de technische voorbereiding. Controleer op de dag zelf nog één keer de volledige keten van microfoon en mengtafel tot audio-interface, laptop of opnamerecorder.
Hoeveel microfoons en kanalen heb ik nodig voor een radioconcert?: Dat hangt af van de bezetting en het programma, dus verzamel de artiesteninformatie per optreden. Tel per bron één microfoonkanaal of DI-aansluiting en reserveer bij voorkeur 2 extra kanalen voor een presentator, gast of onverwachte bron.
Wanneer bepaal ik de catering voor een radioconcert?: Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en maak de catering aantallen 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Houd artiesten, publiek en medewerkers apart bij, zodat je niet alleen op basis van het aantal publieksaanmeldingen bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.