Organiser un concert radio sans rien oublier

Un concert radio demande de coordonner une scène, une diffusion en direct ou enregistrée et l’accueil des artistes et du public. Cette checklist de 79 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux balances et à la restauration. Prévoyez plusieurs semaines pour recueillir les besoins techniques, confirmer les transports et tester la fréquence de diffusion. Le jour du concert, gardez une personne dédiée au suivi de l’émission et une autre pour les imprévus sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les artistes
Enregistrer les prestations
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Établir le programme
2 personnes
Vérifier la capacité du lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Planifier l’émission de radio
2 personnes
Tester la fréquence de diffusion
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations au public
Confirmer le transport des artistes
Déterminer les quantités pour la restauration
2 personnes
Établir le plan technique
2 personnes
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
Attribuer les canaux de micro
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Installer le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher la technique radio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Effectuer le contrôle technique des lignes
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Tester le son radio
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire faire la balance sonore aux artistes
3 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Animer l'émission de radio
2 personnes
Annoncer les artistes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Servir les repas des artistes
2 personnes
Diffuser la musique de pause
Clore la dernière performance
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Emballer le matériel radio
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Recharger les appareils
2 personnes
Sauvegarder les fichiers d'enregistrement
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Restituer les clés du lieu
Payer les artistes
Envoyer les messages au public

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tablesqté 8
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Table de mixageqté 2
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Bacs de rangementqté 4
Casques audioqté 4
Interface audioqté 2
Enregistreurs audioqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles DIqté 8
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 12
Câbles audioqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Panneaux d’annonceqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Braceletsqté 150
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier la capacité du lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Sans ces validations, le programme, les inscriptions et les besoins en matériel peuvent devoir être revus.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 3 semaines avant le concert. Regroupez ensuite les informations dans un plan de scène avec les canaux de micro, les retours et les branchements prévus.
Testez la fréquence de diffusion plusieurs jours avant l’émission, puis refaites un essai complet avec la table de mixage, l’interface audio, les enregistreurs et les ordinateurs portables au plus tard la veille.
Prévoyez un contrôle des câbles, multiprises et enrouleurs électriques avant l’installation. Gardez des piles de rechange, des clés USB et des bacs de rangement accessibles pour éviter les recherches pendant l’antenne.
Refroidissez les boissons la veille et calculez la restauration à partir du nombre confirmé d’artistes, de membres de l’équipe et d’invités. Envoyez les informations pratiques au public au moins 48 heures avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert radio ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, les autorisations, le lieu, la fréquence de diffusion, les besoins techniques et les transports.
Quand tester la fréquence de diffusion d’un concert radio ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifiez aussi la qualité de l’enregistrement et la liaison entre la table de mixage, l’interface audio et l’ordinateur.
Quand envoyer les invitations pour un concert radio ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date, puis relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires et les informations de transport.
Quel matériel prévoir pour enregistrer un concert radio ?: Prévoyez une table de mixage, des microphones et pieds, des câbles XLR et jack, une interface audio, un ou plusieurs enregistreurs et au moins deux clés USB. Testez chaque connexion avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.