Checklist para organizar un concierto de radio

Organizar un concierto de radio exige coordinar el directo con la emisión y la grabación. Esta checklist reúne el trabajo desde la invitación de los artistas hasta la compra, el catering y la prueba técnica. El orden importa: primero confirma el lugar, los permisos y las necesidades de cada actuación; después cierra el programa y prepara el montaje. Reserva tiempo para probar la frecuencia, asignar canales de micrófono y verificar que el audio queda registrado sin cortes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Invitar a los artistas
Registrar las actuaciones
2 personas
Recopilar información de los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Comprobar la capacidad del lugar
2 personas
Comprobar permisos
Hacer reservas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Planificar el programa de radio
2 personas
Probar la frecuencia de transmisión
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información al público
Confirmar el transporte de los artistas
Determinar cantidades de catering
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
Asignar los canales de micrófono
2 personas
Reunir archivos de música
Colocar el material promocional
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar mesas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar el equipo de radio
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Realizar la comprobación técnica de líneas
3 personas
Probar los micrófonos
3 personas
Probar el sonido de la radio
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido a los artistas
3 personas
Abrir la entrada del público
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Presentar la apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Operar la emisión de radio
2 personas
Anunciar a los artistas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Servir comidas para artistas
2 personas
Poner música de pausa
Cerrar la última actuación
2 personas
Despedir al público
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Empaquetar el equipo de radio
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Cargar el equipo
2 personas
Resguardar los archivos de grabación
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar las llaves del lugar
Pagar a los artistas
Enviar mensajes al público

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mesascant. 8
Sillas plegables para artistascant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 120

Equipo

Mesa de mezclascant. 2
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DiBoxcant. 4
Auricularescant. 4
Interfaz de audiocant. 2
Grabadoras de audiocant. 2
Portátilescant. 2
Cables DIcant. 8
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 12
Cables de audiocant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 16
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Carteles informativoscant. 6
Atriles para programascant. 4
Pulserascant. 150
Tarjetas de nombrecant. 30

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papeleracant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Pide las necesidades técnicas de cada artista al menos 2 semanas antes: número de micrófonos, conexiones, monitores y pistas de acompañamiento. Así puedes cerrar el plan técnico sin improvisar el día del concierto.
Haz una prueba de la frecuencia de transmisión con tiempo suficiente para corregir interferencias. Repite la comprobación durante el montaje, porque otros equipos inalámbricos pueden cambiar el resultado.
Define el programa de radio con horarios concretos e incluye pausas para cambios de escenario, entrevistas y comprobaciones de sonido. Deja al menos 10 minutos entre actuaciones si hay que mover piezas del escenario o reasignar micrófonos.
Prepara una copia de los archivos de música en dos memorias USB y en un portátil. Los archivos reunidos a última hora suelen estar en formatos distintos o faltar justo cuando comienza la emisión.
Calcula el catering a partir del número confirmado de artistas, equipo y público inscrito, y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Enfría las bebidas el día anterior y deja las provisiones no perecederas separadas del material técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que invitar a los artistas para un concierto de radio?: Invítalos al menos 4 semanas antes y pide la información técnica en la misma comunicación. Confirma la participación y el transporte como máximo 7 días antes del evento.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos y la capacidad del lugar?: Comprueba la capacidad y los permisos antes de enviar las invitaciones al público, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Si el aforo o la autorización no están confirmados, no cierres todavía el programa definitivo.
¿Cuánto tiempo reservar para la prueba de sonido y la transmisión?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la primera actuación para montar, asignar canales, probar micrófonos y verificar la frecuencia. Haz además una prueba breve de 15 minutos justo antes de abrir la emisión.
¿Cuándo preparar el material de grabación de un concierto de radio?: Reúne grabadoras, interfaz, portátiles, cables y memorias USB al menos 2 días antes. Registra una prueba completa durante el ensayo o el montaje y comprueba que los archivos se pueden reproducir.

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