Radiokonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Radiokonzert verbindet Live-Auftritte mit einem verlässlichen Sendebetrieb. Deshalb müssen Künstler, Programm und Publikumsablauf ebenso früh feststehen wie Frequenz, Aufnahme und Bühnenplan. Plane zuerst Ort, Kapazität und Genehmigungen, danach Technik, Einladungen und Catering. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Dateien, Kabel, Getränke und einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Künstler einladen
Auftritte festhalten
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Programm zusammenstellen
2 Personen
Lokalkapazität prüfen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Radioprogramm planen
2 Personen
Sendefrequenz testen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsinformationen versenden
Künstlertansport bestätigen
Catering-Mengen festlegen
2 Personen
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
Mikrofonkanäle einteilen
2 Personen
Musikdateien sammeln
Werbematerial auslegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Beleuchtung installieren
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Technische Leitungsprüfung durchführen
3 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Radiosound testen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler den Soundcheck machen lassen
3 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
Auftritte betreuen
3 Personen
Radiosendung betreuen
2 Personen
Künstler ankündigen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Künstlermahlzeiten servieren
2 Personen
Pausenmusik abspielen
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Radiotechnik einpacken
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Aufnahmedateien sichern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Locationschlüssel abgeben
Künstler auszahlen
Publikumsmitteilungen versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
TischeAnz. 8
Klappstühle für KünstlerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

MischpultAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
Audio-SchnittstelleAnz. 2
AufnahmegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 2
DI-KabelAnz. 8
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 6
SteckdosenleistenAnz. 12
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100

Küche

KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
AnkündigungsschilderAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
ArmbänderAnz. 150
NamensschilderAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm erst fest, wenn Auftritte und Künstlerinformationen bestätigt sind. So lassen sich Moderation, Bühnenaufteilung und technische Anforderungen ohne kurzfristige Änderungen planen.
Teste die Sendefrequenz nicht erst am Veranstaltungstag. Führe den Test mindestens 7 Tage vorher durch und prüfe zusätzlich Mischpult, Mikrofonkanäle, Audio-Schnittstelle, Aufnahmegeräte und Kopfhörer.
Erstelle für jeden Auftritt einen technischen Ablaufplan mit Einlass, Soundcheck, Umbau und Sendestart. Plane pro Wechsel mindestens 10 Minuten ein, wenn Mikrofone, DI-Boxen oder Kabel umgesteckt werden müssen.
Sammle Musikdateien, Publikumsinformationen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Konzert. Bestätige außerdem den Künstlertransport, damit Ankunft und Rückfahrt nicht vom Live-Ablauf abhängen.
Bereite Getränke und haltbare Vorräte am Vortag vor und kühle die Getränke erst kurz vor dem Einlass. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Trinkgläser sowie zusätzliche Kabel und Ersatzbatterien griffbereit bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Radiokonzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlern, Ort, Kapazität und Genehmigungen. In den letzten 14 Tagen sollten Programm, Technik, Einladungen und Catering verbindlich sein.
Wann sollte die Sendefrequenz für ein Radiokonzert getestet werden?: Teste die Sendefrequenz mindestens 7 Tage vor dem Konzert. Wiederhole den kompletten Signalweg am Veranstaltungstag spätestens 2 Stunden vor dem Einlass.
Wie viel Catering braucht man für ein Radiokonzert?: Lege die Mengen nach der bestätigten Anmeldung fest und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Für Getränke kannst du im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Stück pro Person rechnen.
Was muss am Tag vor dem Radiokonzert erledigt sein?: Am Vortag sollten Künstlertransport, Technikplan, Bühnenaufteilung, Mikrofonkanäle und Musikdateien bestätigt sein. Außerdem sollten haltbare Vorräte bereitstehen und Getränke so vorbereitet werden, dass sie vor dem Einlass gekühlt werden können.

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