Wat heb je nodig voor een raadscommissievergadering?

Voor een raadscommissievergadering heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Denk aan een complete presentatie- en geluidsset, materiaal voor registratie en stemming, en voldoende papier voor de vergaderstukken. Regel ook koffie, water en servies op basis van het aantal aanwezigen. Controleer uiterlijk de dag ervoor of alle openbare stukken, presentaties en technische aansluitingen beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Katheder
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Audioversterker
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laserpointer

Kantoor

Printpapieraantal 3
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Klembordenaantal 4
Stemmingskaartenaantal 40
Notulenmappenaantal 10
Papierversnipperaar

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 3
Theelepelsaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 2 liter
- Citroen - 4 stuks
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Koffiemelk - 2 kuipjes
- Roomboter - 2 pakjes
- Jonge kaas - 1 kilo
- Belegen kaas - 500 gram
- Ham - 500 gram
- Kipfilet beleg - 500 gram
- Hummus - 3 bakjes
- Roomkaas - 3 bakjes
- Volkorenbrood - 5 broden
- Witte broodjes - 40 stuks
- Glutenvrije broodjes - 4 stuks
- Vegan broodjes - 6 stuks
- Komkommer - 4 stuks
- Tomaten - 1 kilo
- Sla - 3 kroppen
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Druiven - 3 kilo
- Naturelchips - 4 zakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Zoute pinda's - 2 zakken
- Roomboterkoekjes - 4 pakken
- Haverkoekjes - 3 pakken
- Servetten - 4 pakken
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 3 flessen

Tips

Reken per aanwezige op een stoel, een pen en een notitieblok. Leg voor sprekers en commissieleden ook klemborden en notulenmappen klaar, zodat stukken tijdens de vergadering niet losraken.
Test laptop, projector, projectiescherm, microfoons en luidsprekers minimaal één dag vooraf samen. Neem meerdere verlengsnoeren en stekkerdozen mee; aansluitpunten in een vergaderzaal zitten zelden precies waar je ze nodig hebt.
Print de vergaderstukken pas nadat de agenda definitief is gecontroleerd, maar zorg wel voor een kleine extra voorraad printpapier. Leg de stukken vóór de inloop op volgorde klaar, inclusief eventuele stemmingskaarten.
Plan per aanwezige minimaal één glas of koffiekopje en zet koffiepotten, thermoskannen en waterkokers vóór de zaal open klaar. Stem borden, besteksets en eventuele dieetwensen af met het definitieve aantal aanmeldingen.
Maak naambadges in badgehouders voordat de eerste bezoeker binnenkomt en leg ze bij de aanwezigheidsregistratie. Houd een papierversnipperaar beschikbaar voor dubbele of verkeerd geprinte stukken met persoonsgegevens.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een raadscommissievergadering?: Neem naast vergadertafels en stoelen een laptop, projector, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen mee. Voor de administratie zijn printpapier, pennen, notitieblokken, naambadges, badgehouders, klemborden, stemmingskaarten en notulenmappen nodig. Regel daarnaast koffiepotten, thermoskannen, waterkokers, kopjes, glazen en servies.
Hoeveel stoelen en vergadermateriaal heb ik nodig?: Voor iedere bevestigde aanwezige heb je één stoel nodig. Leg per persoon minstens één pen en één notitieblok klaar en maak extra naambadges voor late aanmeldingen of beschadigde badges. Tel commissieleden, sprekers, ambtelijke ondersteuning en publiek afzonderlijk mee.
Wanneer moet ik de techniek voor een raadscommissie testen?: Test de volledige set minimaal één dag vóór de vergadering en nogmaals bij het openen van de zaal. Controleer beeld, geluid, microfoons, presentaties en alle stroomaansluitingen. Houd tijdens de vergadering ten minste één reserve-verlengsnoer en extra stekkerdoos beschikbaar.
Hoeveel koffie en servies moet ik regelen voor een raadscommissievergadering?: Baseer de bestelling op het definitieve aantal aanmeldingen en tel enkele extra porties mee voor sprekers en late bezoekers. Reken minimaal één koffiekopje en één glas per aanwezige; gebruik extra servies als er catering of een maaltijd wordt geserveerd. Controleer dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.