Was du für eine Sitzung des Gemeinderats brauchst

Für eine Sitzung des Gemeinderats brauchst du mehr als Tische und Stühle: Unterlagen, Namensschilder, Präsentationstechnik und Verpflegung müssen zum Termin bereitliegen. Plane Papier und Schreibmaterial für alle Anwesenden ein und prüfe frühzeitig, ob Mikrofone, Projektor und Lautsprecher zusammen funktionieren. Bei Getränken zählen Kaffeetassen, Gläser und Thermoskannen; bei längeren Sitzungen kommen Teller und Besteck hinzu. Die vollständige Aufgaben- und Einkaufsliste findest du direkt auf dieser Seite.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BesprechungstischeAnz. 6
StühleAnz. 40
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
Audioverstärker
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laserpointer

Büro

DruckpapierAnz. 3
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 40
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
KlemmbretterAnz. 4
StimmungskartenAnz. 40
ProtokollmappenAnz. 10
Aktenvernichter

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
GläserAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 2
ServiertablettsAnz. 4
KaraffeAnz. 3
TeelöffelAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zitronen - 4 Stück
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Kaffeemilch - 2 Becher
- Butter - 2 Packungen
- Junger Käse - 1 Kilo
- Reifer Käse - 500 Gramm
- Schinken - 500 Gramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 500 Gramm
- Hummus - 3 Becher
- Frischkäse - 3 Becher
- Vollkornbrot - 5 Brote
- Weiße Brötchen - 40 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 4 Stück
- Vegane Brötchen - 6 Stück
- Gurke - 4 Stück
- Tomaten - 1 Kilo
- Salat - 3 Köpfe
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Naturelchips - 4 Tüten
- Paprikachips - 4 Tüten
- Salzige Erdnüsse - 2 Beutel
- Buttergebäck - 4 Packungen
- Haferkekse - 3 Packungen
- Servietten - 4 Packungen
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektion - 3 Flaschen

Tipps

Plane pro anwesender Person mindestens 5 Blatt Druckpapier, einen Stift und einen Notizblock ein. Für öffentliche Beiträge und zusätzliche Ausdrucke solltest du etwa 20 Prozent Reserve vorsehen.
Stelle Namensschilder und Badgehalter spätestens am Vortag zusammen. Rechne pro teilnehmender Person mit einem Schild und halte einige leere Schilder für kurzfristige Änderungen bereit.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Verstärker und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor Sitzungsbeginn gemeinsam. Lege für jedes benötigte Gerät ein passendes Verlängerungskabel bereit und nimm einen Laserpointer mit.
Plane für die erste Sitzungsstunde zwei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk je weiterer Stunde. Stelle zusätzlich mindestens eine Kaffeekanne oder Thermoskanne pro 10 Personen bereit und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche beim Catering.
Lege Unterlagen, Klemmbretter, Protokollmappen und Stimmungskarten vor dem Einlass auf den Tischen aus. Für Akten mit vertraulichen Inhalten sollte ein Aktenvernichter im Raum oder direkt daneben verfügbar sein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Sitzung des Gemeinderats?: Du brauchst Sitzungs- und Präsentationsunterlagen, Namensschilder, Stifte und Notizblöcke sowie Laptop, Projektor, Leinwand und Mikrofontechnik. Für die Verpflegung gehören außerdem Kaffeetassen, Gläser, Kannen, Teller und Besteck auf die Einkaufsliste.
Wie viel Papier sollte ich für eine Gemeinderatssitzung kaufen?: Rechne mit mindestens 5 Blatt pro anwesender Person und zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve. Bei 30 Personen sind das mindestens 180 Blatt, wenn Sitzungsunterlagen und zusätzliche Ausdrucke berücksichtigt werden.
Wann muss ich die Technik für die Ratssitzung prüfen?: Teste die komplette Technik mindestens 24 Stunden vor Beginn und schließe sie am Veranstaltungstag spätestens 60 Minuten vorher an. Prüfe dabei insbesondere Ton, Bildübertragung, Stromversorgung und die Länge der Verlängerungskabel.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Sitzung?: Plane für die erste Stunde etwa zwei Getränke pro Person und danach ein weiteres Getränk je Stunde. Für Kaffee kannst du ungefähr eine Kanne oder Thermoskanne pro 10 Personen rechnen; Wasser und Gläser sollten während der gesamten Sitzung verfügbar sein.

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