Que prévoir pour une réunion de commission ?

Pour une réunion de commission du conseil, les achats ne se limitent pas au café et aux feuilles imprimées. Il faut prévoir le matériel de présentation, les fournitures pour les participants, les badges et la vaisselle du service traiteur. Quantifiez les articles selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les intervenants et les imprévus. Cette liste vous aide à vérifier les achats avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 6
Chaisesqté 40
Pupitre
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 4
Amplificateur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pointeur laser

Bureau

Papier d’impressionqté 3
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 4
Cartes d'ambianceqté 40
Classeurs de procès-verbauxqté 10
Destructeur de documents

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Cafetièreqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Carafeqté 3
Cuillères à caféqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Citron - 4 pièces
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Crème pour café - 2 pots
- Beurre doux - 2 plaquettes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Fromage affiné - 500 gram
- Jambon - 500 grammes
- Blanc de poulet en tranches - 500 grammes
- Houmous - 3 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Pain complet - 5 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 4 pièces
- Sandwichs végétaliens - 6 pièces
- Concombre - 4 pièces
- Tomates - 1 kilo
- Laitue - 3 têtes
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Cacahuètes salées - 2 sacs
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Biscuits à l'avoine - 3 paquets
- Serviettes - 4 paquets
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un porte-badge par participant confirmé, puis imprimez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Comptez un bloc-notes et au moins un stylo par personne attendue. Ajoutez 10 stylos de réserve si la commission réunit plus de 20 participants.
Pour le café, prévoyez 2 tasses par personne pour une réunion de 2 à 3 heures, ainsi que 1 thermos supplémentaire pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
Vérifiez la chaîne technique au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : ordinateur portable, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être branchés et testés ensemble.
Imprimez les documents de réunion 24 heures à l’avance et préparez 1 exemplaire par participant, avec 5 exemplaires supplémentaires pour les visiteurs ou remplacements.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une réunion de commission ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 30 participants, installez donc 32 à 33 chaises, sans oublier celles des intervenants.
Combien de badges faut-il imprimer pour la réunion ?: Imprimez un badge par participant confirmé et gardez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 40 personnes, préparez au moins 42 badges, dont 2 à 4 vierges.
Quand tester le projecteur et les microphones ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture de la réunion. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises, l’amplificateur et les haut-parleurs, pas seulement l’image.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le café ?: Comptez 2 tasses et 2 verres par personne pour une réunion de 2 à 3 heures, avec 10 % de réserve. Pour 30 personnes, prévoyez au minimum 66 tasses et 66 verres.

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