Eine Rallye Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Rallye entscheidet nicht die Dekoration, sondern ein sauberer Ablauf über den Tag. Lege zuerst Thema, Route und Startort fest, prüfe danach Sicherheit und Kontrollpunkte und entwickle erst dann die Rätsel. Spätestens eine Woche vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche geklärt sein. In den letzten Tagen werden Routenpläne, Wertungsbögen und Rätselumschläge vorbereitet, damit am Start niemand auf fehlende Unterlagen oder unklare Regeln wartet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Thema festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Kontrollposten auswählen
2 Personen
4
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
5
Rätsel und Aufgaben ausarbeiten
3 Personen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Spielregeln und Route teilen
10
Teams zusammenstellen
2 Personen
11
Kontrollpunkte befestigen
2 Personen
12
Rätselmaterialien drucken
2 Personen
13
Routenkarten ausdrucken
14
Antwort- und Bewertungsbögen drucken
15
Rätselumschläge zusammenstellen
3 Personen
16
Teamaufkleber vorbereiten
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien sortieren
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Finale Teilnehmerliste erstellen

Event

22
Startort öffnen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Empfangstisch einrichten
2 Personen
25
Rätselstationen bereitstellen
4 Personen
26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
27
Anmelden und Teamaufkleber verteilen
3 Personen
28
Spielregeln und Sicherheit erklären
2 Personen
29
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
30
Rätselstationen besetzen
6 Personen
31
Route und Zeitplan überwachen
2 Personen
32
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Puzzelfragen einsammeln
2 Personen
35
Punkte kontrollieren
2 Personen
36
Gewinner bekanntgeben
37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Routenpfeile und Rätselposten einsammeln
3 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
40
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Location reinigen
3 Personen
43
Übrig gebliebene Vorräte kühlen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
45
Fundsachen sammeln
46
Ergebnisse und Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
SmartphonesAnz. 4

Spielmaterial

RoutenpläneAnz. 50
WertungsbögenAnz. 15
PuzzlekartenAnz. 60
RätselumschlägeAnz. 15
TeamlabelsAnz. 15
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
RadiergummisAnz. 15
LinealeAnz. 15
SeilAnz. 2
KlemmbretterAnz. 15
StoppuhrenAnz. 6
KegelAnz. 30
Wasserdichte MappenAnz. 15

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 6
Megafon
WegweiserAnz. 30

Dekoration

Starttafel
Ziellinie
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxschaufelnAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8

Reinigung

SpülwanneAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 8
WischmoppAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route mit einem Zeitpuffer von 15 bis 20 Minuten pro Abschnitt. Prüfe jeden Weg selbst und lege für Kontrollpunkte eine wetterfeste Lösung bereit, statt dich erst am Veranstaltungstag auf die Beschilderung zu verlassen.
Verschicke Regeln und Route spätestens 5 Tage vor der Rallye. Teile die Teilnehmenden erst nach Anmeldeschluss in Teams ein und bereite Teamlabels, Klemmbretter sowie Stifte passend zur endgültigen Zahl vor.
Drucke pro Team mindestens einen Routenplan, einen Wertungsbogen und alle benötigten Rätselkarten. Packe die Aufgaben in beschriftete Umschläge, damit an jeder Station nur das Material für den aktuellen Abschnitt ausgegeben wird.
Kläre Getränke und Ernährungswünsche vor dem Einkauf. Kühlboxen sollten am Vortag vorbereitet werden; rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle wiederverwendbare Becher bereit.
Plane am Start mindestens 30 Minuten für Aufbau und Empfang ein. Stelle Anmeldetisch, Starttafel, Sitzplätze und Material vor dem Eintreffen der Teams bereit und prüfe am Morgen nochmals Wetter, Powerbanks und Kommunikationsmittel.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Rallye organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn du einen Startort reservieren oder mehrere Kontrollpunkte abstimmen musst. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Aufgaben braucht eine Rallye?: Plane pro Abschnitt ungefähr 2 bis 4 Aufgaben, abhängig von der Dauer und dem Alter der Teilnehmenden. Für eine Rallye von 2 bis 3 Stunden reichen meist 5 bis 8 Kontrollpunkte mit klar getrennten Aufgaben.
Wann sollte man die Rallye-Unterlagen drucken?: Drucke Routenpläne, Wertungsbögen und Rätselmaterial spätestens 2 Tage vorher. Am Vortag kannst du die Rätselumschläge pro Team sortieren und die endgültige Teilnehmerzahl ergänzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Rallye?: Rechne mit mindestens 60 Minuten für Startbereich, Empfangstisch und Material sowie zusätzlicher Zeit für das Befestigen der Kontrollpunkte. Öffne den Startort etwa 90 Minuten vor dem ersten Start, wenn die Route vor Ort noch ausgeschildert werden muss.

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