Pubquiz organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een pubquiz staat of valt met een duidelijke planning: eerst leg je de locatie en datum vast, daarna bouw je de quiz en verwerk je de inschrijvingen. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen doet en deel teams pas in als de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Test laptop, beamer, speakers, microfoon en kabels ruim vóór de ontvangst. Op de avond zelf werk je van registratie en tafels naar techniek, hapjes, rondes en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Quizdatum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Quizvragen controleren
2 personen
Antwoorden nakijken
2 personen
Prijzen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Quizmateriaal printen
Antwoordformulieren sorteren
Prijzen inpakken
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Quizapparatuur aansluiten
2 personen
Quizpresentatie testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams naar tafels begeleiden
2 personen
Welkomstuitleg geven
Quizrondes presenteren
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Eindstand controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Quizapparatuur opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden spullen verzamelen
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Registratietafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Rekenmachinesaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Vlaggenlijnaantal 3
Ballonnenaantal 50
Teamtafelkaartenaantal 7
Rondebordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de quizvragen niet als laatste onderdeel: controleer elke ronde vooraf en leg de antwoorden apart klaar. Zo voorkom je discussie tijdens het nakijken en houd je tempo in de avond.
Test de volledige presentatie op de echte laptop, beamer en speakers voordat deelnemers binnenkomen. Controleer ook een reserve-HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen; één ontbrekende verbinding kan de start vertragen.
Richt een registratietafel in met teamtafelkaarten, antwoordformulieren en een duidelijke indeling. Zet deze tafel bij de ingang en laat minstens één vrijwilliger de eerste 15 minuten aanmeldingen en vragen afhandelen.
Zet dranken koud en maak koffie en thee pas vlak voor de start klaar. Houd per deelnemer ten minste één glas beschikbaar en zet flessenopeners, serveerschalen en opscheplepels op de plek waar ze gebruikt worden.
Leg prijzen en rondebordjes vóór de ontvangst klaar, niet tijdens de prijsuitreiking. Sorteer de antwoordformulieren per ronde en wijs vooraf iemand aan die antwoorden nakijkt terwijl de volgende ronde wordt gespeeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pubquiz organiseren?: Reserveer de locatie en prik de datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de quiz, zodat je teams, dieetwensen en boodschappen tijdig kunt regelen.
Hoeveel quizrondes heeft een pubquiz nodig?: Reken op 6 tot 8 rondes voor een avond van ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze en nakijken. Plan per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten en houd extra tijd voor antwoorden en uitleg.
Wanneer moet ik de techniek voor een pubquiz testen?: Test laptop, presentatie, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op locatie nog een volledige controle 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst, inclusief kabels, stekkerdozen en verlengsnoeren.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een pubquiz?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur. Plan minstens 3 tot 5 kleine hapjes per persoon per uur en pas de keuze aan op de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.