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Pubquiz organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pubquiz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Fragen müssen geprüft, Teams eingeteilt und Technik sowie Raum rechtzeitig getestet werden. Plane außerdem Anmeldung, Ernährungswünsche, Getränke und Preise ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor Beginn erledigt. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Aufgaben für Aufbau, Empfang und Moderation. Mit dieser Checkliste arbeitest du die 47 Vorbereitungsschritte in der richtigen Reihenfolge ab.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Quizdatum veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Quizrunden zusammenstellen

    2 Personen

  • Quizfragen prüfen

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    2 Personen

  • Preise einkaufen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Quizmaterial ausdrucken

  • Antwortformulare sortieren

  • Preise verpacken

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Quizausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Quizpräsentation testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teams zu den Tischen begleiten

    2 Personen

  • Willkommensansprache halten

  • Quizrunden moderieren

  • Antwortformulare einsammeln

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Endstand überprüfen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Quiz-Ausrüstung aufräumen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände sammeln

  • Restbestand einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 7
  • StühleAnz. 55
  • Registrierungstisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • HDMI-Kabel
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • TimerAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 7
  • WimpelketteAnz. 3
  • BallonsAnz. 50
  • Team-TischkartenAnz. 7
  • Runde TellerAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsackhalterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche den Termin früh genug und verschicke die Einladungen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Quizabend. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche zu erfassen.
  • Prüfe jede Quizfrage und jede Antwort vor dem Ausdruck. Lege pro Runde sortierte Antwortformulare bereit und halte einen Taschenrechner für die Auswertung bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und HDMI-Kabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Ein Timer und Verlängerungskabel sollten am Veranstaltungstag griffbereit liegen.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Einlass und stelle Gläser, Teller, Besteck sowie Servierschalen bereit. Plane außerdem eine gut zugängliche Station für Kaffee, Wasser und Snacks ein.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, schließe die Quizausrüstung an, teste die Präsentation und weise Helfer vor dem Empfang kurz ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Pubquiz veranstalten planen?
Beginne mindestens drei Wochen vorher mit Termin, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Fragen und Antworten, kaufst Preise ein und druckst das Quizmaterial.
Wann sollte man die Technik für ein Pubquiz testen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Kabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag folgt ab 90 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest im aufgebauten Raum.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Pubquiz-Abend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Dekoration, Getränke und Technik ein. Wenn der Raum oder die Ausrüstung unbekannt ist, sind zwei Stunden sicherer.
Wann soll man die Teams für das Pubquiz einteilen?
Teile die Teams nach Ende der Anmeldefrist ein, idealerweise zwei bis drei Tage vor dem Quiz. So kannst du Absagen, Gruppengrößen und besondere Wünsche noch berücksichtigen.

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