Pubquiz organiseren: checklist en planning

Een pubquiz organiseren vraagt meer dan alleen vragen bedenken. Je regelt een locatie, inschrijving, quizrondes, muziekfragmenten, techniek, antwoordformulieren en een duidelijke zaalindeling. Begin op tijd met de datum en deelnemers, zodat je dieetwensen en teamindeling kunt verwerken. In de laatste week draait alles om testen, printen en inpakken; op de dag zelf moeten registratie, projectie, drankjes en hapjes klaarstaan voordat de eerste teams binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en inschrijving vastleggen
Quizrondes samenstellen
2 personen
Muziekfragmenten selecteren
Antwoorden en tie-breakers maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
Apparatuur regelen
Zaalindeling maken
Quizpresentatie opmaken
Antwoordformulieren printen
Quizvragen printen
Team- en tafelkaarten maken
Prijzen aanschaffen
Boodschappen doen
2 personen
Quizmateriaal inpakken
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen

Event

Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Quizruimte versieren
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluid en laptop aansluiten
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Teamtafels en materialen klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Quizregels uitleggen
Ronde één presenteren
Antwoorden van ronde één nakijken
3 personen
Ronde twee presenteren
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Ronde drie presenteren
Tussenstand verwerken
3 personen
Ronde vier presenteren
Warme snacks serveren
3 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Finaleronde presenteren
Eindscore controleren
3 personen
Tie-breaker uitvoeren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timeraantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangen en lepelsaantal 12
Flessenopenersaantal 3

Benodigdheden

Balpennenaantal 70
Potlodenaantal 20
Gummenaantal 10
Klembordenaantal 12
Antwoordformulierenaantal 150
Tafelkaartenaantal 12
Scoreformulierenaantal 20
Prijzenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweil en trekkeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de inschrijfdeadline minimaal 3 tot 4 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om het aantal tafels, stoelen, antwoordformulieren en hapjes af te stemmen op het aantal deelnemers.
Werk de quizrondes uiterlijk 2 weken voor de pubquiz uit. Maak daarna meteen de antwoorden en tie-breakers, zodat je nog tijd hebt om onduidelijke vragen te controleren en muziekfragmenten te testen.
Test laptop, projector, scherm, luidsprekers, microfoon en HDMI-kabel minimaal 3 dagen vooraf in de ruimte. Neem een verlengsnoer, stekkerdoos en een reserveoplossing voor ontbrekend geluid mee.
Print quizvragen, antwoordformulieren, scoreformulieren, teamkaarten en tafelkaarten uiterlijk 1 dag vooraf. Reken per team op extra balpennen en leg de formulieren per ronde klaar in plaats van alles op één stapel te bewaren.
Zet dranken minstens enkele uren voor de start koud en bereid hapjes vóór de registratie begint. Richt de registratietafel in met deelnemersinformatie en controleer met een korte zaalronde of elke tafel zicht heeft op het projectiescherm.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pubquiz organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en inschrijving. Plan de quizrondes en techniek uiterlijk 2 weken vooraf en rond printwerk en boodschappen in de laatste 3 dagen af.
Hoeveel vragen heeft een pubquiz nodig?: Plan per ronde ongeveer 8 tot 10 vragen en reken op 5 tot 7 rondes voor een avondvullende quiz. Voeg muziekfragmenten alleen toe als je de afspeellijst en het geluid minimaal 3 dagen vooraf hebt getest.
Wat moet ik meenemen naar een pubquiz?: Neem naast laptop, projector en scherm ook een HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoon, luidsprekers, timer, antwoordformulieren en scoreformulieren mee. Pak alles uiterlijk de avond ervoor per categorie of onderdeel in.
Wanneer moet ik de pubquiz-deelnemers bevestigen?: Stuur de deelnemersbevestiging ongeveer 1 week voor de quiz, nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Vermeld daarin de starttijd, locatie, praktische informatie en eventueel de uiterste tijd voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.