Checklist para organizar un pub quiz
Un pub quiz necesita más preparación que redactar unas preguntas y conseguir un micrófono. Hay que cerrar el lugar y las inscripciones, preparar las rondas, comprobar la técnica y dejar listo todo lo que usarán los equipos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde varias semanas antes hasta la apertura de puertas. También incluye los detalles que suelen llegar tarde: las preferencias dietéticas, los desempates, las hojas impresas y la prueba del proyector.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y la inscripción
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Seleccionar fragmentos musicales
Preparar las respuestas y los desempates
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
Gestionar el equipo
Hacer la distribución de la sala
Maquetar la presentación del quiz
Imprimir los formularios de respuesta
Imprimir las preguntas del quiz
Crear tarjetas para equipos y mesas
Comprar premios
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar el material del quiz
2 personas
Probar la técnica con antelación
2 personas
Evento
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Decoración de la sala del quiz
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el sonido y el portátil
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Preparar las mesas de equipo y los materiales
3 personas
Instruir a los voluntarios
Recepción de participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar la primera ronda
Revisar las respuestas de la primera ronda
3 personas
Presentar la segunda ronda
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Presentar la tercera ronda
Procesar el marcador parcial
3 personas
Presentar la cuarta ronda
Servir snacks calientes
3 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Presentar la ronda final
Comprobar la puntuación final
3 personas
Realizar el desempate
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 60
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizadorcant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cuencoscant. 12
- Pinzas y cucharascant. 12
- Abrebotellascant. 3
Suministros
- Bolígrafoscant. 70
- Lápicescant. 20
- Gomas de borrarcant. 10
- Portapapelescant. 12
- Hojas de respuestacant. 150
- Tarjetas de mesacant. 12
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Premioscant. 3
Decoración
- Globoscant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y escurridorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el sistema de inscripción con al menos 3 semanas de antelación. Así puedes calcular cuántas mesas, sillas, hojas de respuesta y premios necesitas.
- Prepara las rondas, las respuestas y los desempates como mínimo 7 días antes. Guarda una versión del cuestionario para presentar y otra con las respuestas, y evita improvisar durante la corrección.
- Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cable HDMI, alargadores y regletas. Comprueba también que los fragmentos musicales se oyen y se detienen correctamente.
- Imprime el material antes del día del quiz y prepara un paquete por mesa: tarjetas de equipo, hojas de respuesta, bolígrafos o lápices y hojas de puntuación. Lleva al menos un 10 % extra de hojas y material de escritura.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según las inscripciones, enfría las bebidas el mismo día y deja preparada la mesa de registro 30 minutos antes de empezar. Pregunta por las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no al llegar los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y abrir las inscripciones. Deja las preguntas, la presentación y la prueba técnica terminadas al menos 7 días antes; la revisión final puede hacerse 24 horas antes.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?
- Prepara entre 5 y 8 rondas, con 8 a 10 preguntas por ronda, según la duración prevista. Reserva unos 10 minutos por ronda y añade una pregunta de desempate que no forme parte de la puntuación normal.
- ¿Qué material hace falta para cada equipo del pub quiz?
- Calcula una tarjeta de equipo, una hoja de respuesta por ronda y material de escritura para cada mesa. Imprime un 10 % extra y prepara las hojas de puntuación, las preguntas y las respuestas en paquetes separados para evitar confusiones.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al montar la sala. Comprueba durante al menos 15 minutos la imagen, el HDMI, los altavoces, el micrófono, los alargadores y los fragmentos musicales.
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