Publiekscongres organiseren: checklist en planning

Een publiekscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, presentaties, registratie en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en tijden en werk daarna toe naar een gecontroleerde congresdag. Plan minimaal één moment waarop je alle presentaties, microfoons, projectoren en kabels test. Met deze checklist houd je ook de praktische details bij die vaak te laat worden geregeld, zoals naamkaartjes, routebordjes, dieetwensen en een ingerichte registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Sprekersgegevens verzamelen
Presentaties verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Sprekersbriefing versturen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Sprekerspresentaties testen
2 personen
Techniek klaarzetten
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Zaalcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepunten aanvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Afval tijdens pauze verwijderen
2 personen
Programmawijzigingen communiceren
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Buffet uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies inzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Einde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bezoekersmail versturen
Sprekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 220
Tafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
WiFi-versterkersaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 240
Waterglazenaantal 240
Wijnglazenaantal 220
Dinerbordenaantal 240
Dessertbordenaantal 240
Besteksetsaantal 240
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Stoelhoezenaantal 220
Achterwanddoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 220
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel sprekersgegevens en presentaties uiterlijk één week voor het congres. Zo heb je nog tijd om ontbrekende bestanden op te vragen en presentaties op de laptop te testen.
Sluit de bezoekerslijst twee tot drie werkdagen vooraf. Print daarna de naamkaartjes en controleer tegelijk de dieetwensen, zodat registratie en catering met dezelfde gegevens werken.
Maak voor de techniek een reserveplan: controleer per projector de juiste HDMI-kabel en adapter en leg minimaal één extra kabel en stekkerdoos klaar.
Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor de eerste sessie in. Leg naamkaartjes en programmafolders op volgorde klaar en plaats route- en zaalbordjes vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Loop de zaal 30 minuten voor aanvang volledig na: staan stoelen, sprekerstafels, microfoonstandaards en schermen goed, en zijn kabels afgedekt met kabelgoten?

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een publiekscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open het aanmeldformulier zodra de belangrijkste tijden en inhoud vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor het congres.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Test alle bestanden en adapters uiterlijk 1 werkdag vooraf op de laptop en projector die op locatie worden gebruikt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een publiekscongres?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, registratie, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige controle en zorg dat de registratiebalie 60 minuten voor aanvang klaarstaat.
Wanneer moet ik naamkaartjes en programmafolders printen?: Print ze 2 tot 3 werkdagen vooraf, nadat de bezoekerslijst is gecontroleerd. Leg beide op de congresdag minstens 60 minuten voor de start klaar bij de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.