Checklist pour organiser un congrès du public

Un congrès du public demande un suivi précis des intervenants, des inscriptions et de la technique. Commence par confirmer la date, le lieu et le programme, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants. Les dernières semaines servent à rassembler les présentations, préparer les badges, vérifier les besoins alimentaires et finaliser la signalétique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’installation des chaises, des tables et du matériel audiovisuel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Inviter les intervenants
Rassembler les informations des intervenants
Rassembler les présentations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Tester les présentations des intervenants
2 personnes
Installer la technique
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Effectuer le contrôle de la salle
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les points café
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Retirer les déchets pendant la pause
2 personnes
Communiquer les changements de programme
Animer le débat
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Annoncer la fin
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tablesqté 24
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tabouretsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Répéteurs WiFiqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 240
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 220
Assiettes de dînerqté 240
Assiettes à dessertqté 240
Couvertsqté 240
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Nappesqté 24
Housses de chaiseqté 220
Toiles de fondqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 220
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Demande aux intervenants leurs informations et leurs présentations au plus tard 7 jours avant le congrès, afin de tester chaque fichier et chaque ordinateur portable.
Ferme ou vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Imprime ensuite les badges nominatifs, les programmes et les panneaux en fonction du nombre réel de participants, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Prévois un poste d’inscription distinct de la table des intervenants. Installe-le avec les badges classés par ordre alphabétique, les programmes et une liste des participants pour réduire l’attente à l’arrivée.
Teste toute la chaîne technique la veille : projecteur, écran, ordinateur portable, câble HDMI, adaptateur, microphone sans fil et haut-parleurs. Garde au moins une rallonge, une multiprise et les adaptateurs nécessaires à portée de main.
Installe les espaces dans cet ordre le jour J : tables et chaises, comptoir d’inscription, technique, signalétique, puis brochures et verres. Réserve 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour effectuer le dernier contrôle sans précipitation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès du public ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le congrès lorsque le programme et le lieu sont confirmés. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la date, puis vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demande les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès. Teste chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur 1 à 2 jours avant, car les polices, vidéos et adaptateurs peuvent poser problème.
Combien de temps faut-il pour installer un congrès du public ?: Prévois au minimum 60 à 90 minutes pour une installation simple, et davantage si plusieurs salles ou microphones sont utilisés. Termine l’installation de la technique et de la signalétique avant l’arrivée des participants.
Quand préparer les badges des participants ?: Prépare les badges après la vérification de la liste des participants, généralement 3 à 5 jours avant le congrès. Imprime quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections le jour même.

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