LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Publikumskongress organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Publikumskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Technik und Teilnehmerverwaltung voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Ort und Zeiten fest, danach folgen Einladungen, Anmeldeformular und die Abstimmung mit den Rednern. In der letzten Woche zählen vor allem vollständige Präsentationen, geprüfte Besucherdaten und gut sichtbare Wegweiser. Am Veranstaltungstag sollten Registrierung, Bestuhlung und Technik mindestens zwei Stunden vor Einlass bereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Präsentationen sammeln

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Wegweiser und Raumschilder erstellen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorträge der Sprecher testen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Saalkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    4 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffeepunkte auffüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Abfall in der Pause entfernen

    2 Personen

  • Programmänderungen kommunizieren

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Buffet ausgeben

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Ende ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    3 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Besucher-E-Mail versenden

  • Dankeschön an die Sprecher versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 220
  • TischeAnz. 24
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • RednerpulteAnz. 2
  • HockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • WLAN-VerstärkerAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 6
  • LED-LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 240
  • WassergläserAnz. 240
  • WeingläserAnz. 220
  • Dinner-TellerAnz. 240
  • DesserttellerAnz. 240
  • BestecksetsAnz. 240
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 16

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • StuhlhussenAnz. 220
  • HintergrundbannerAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 220
  • WegweiserAnz. 12

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle die Daten der Redner spätestens drei Wochen vor dem Kongress und verschicke das Sprecherbriefing danach gesammelt. So fehlen am Veranstaltungstag weder Vortragstitel noch technische Anforderungen.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens vier Wochen vorher und prüfe die Besucherliste sieben Tage vor Beginn. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass, sondern schließe die Abfrage mit der Anmeldung ab.
  • Plane für jede Präsentation einen Techniktest ein: Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker sollten mit den tatsächlichen Dateien geprüft werden. Lege zusätzlich ein Ersatzkabel und einen zweiten Laptop bereit.
  • Bereite Namensschilder und Programmhefte am Vortag vor und lege sie nach Nachnamen sortiert an der Registrierung aus. Stelle Wegweiser und Raumschilder an jedem Abzweig auf, nicht nur direkt vor dem Saal.
  • Baue Registrierungstheke, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens zwei Stunden vor Einlass auf. Prüfe außerdem Kabelkanäle, Verlängerungskabel und WLAN-Verstärker, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Publikumskongress organisieren?
Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin starten.
Wann müssen die Präsentationen der Redner vorliegen?
Fordere die fertigen Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Kongress an. Teste alle Dateien und Anschlüsse anschließend mindestens einmal mit dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Publikumskongress?
Plane mindestens zwei Stunden für Bestuhlung, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Bei mehreren Sälen oder parallelen Vorträgen sind drei bis vier Stunden realistischer.
Wann sollte die Teilnehmerliste final geprüft werden?
Prüfe die Besucherliste sieben Tage vor der Veranstaltung und aktualisiere sie am Vortag noch einmal. Namensschilder und Programmhefte kannst du danach passend zur finalen Zahl vorbereiten.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!