Protestpicknick organiseren: checklist en planning

Een protestpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten meenemen. Je regelt toestemming voor de locatie, stemt de protestboodschap af en verdeelt duidelijke rollen over vrijwilligers. Tegelijk moeten programma, sprekers, techniek en catering op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je om vanaf de eerste uitnodiging tot het opbouwen van partytenten, tafels en geluidsapparatuur niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en toestemming bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Programma en spreektijden maken
2 personen
Sprekers en muzikanten bevestigen
Protestboodschap afstemmen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst voor noodgevallen maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Borden en spandoeken maken
4 personen
Flyers en routekaarten drukken
2 personen
Eten portioneren
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Transport naar locatie laden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Eettafel inrichten
3 personen
Spandoeken ophangen
3 personen
Protestborden klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inloop begeleiden
4 personen
Flyers uitdelen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Fotograferen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Eten en drinken afsluiten
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Spandoeken en borden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Partytenten afbouwen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen terugladen
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
Borg en gehuurde spullen afhandelen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Megafoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Spandoekenaantal 8
Protestbordenaantal 40
Houten bordstokkenaantal 40
Touwaantal 4
Vlaggenaantal 12
Vlaggenstokkenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Stoepkrijtaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Watervaste markersaantal 24
Kartonnen platenaantal 50
Flyerbakkenaantal 4
Portretkoordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Bezemsaantal 4
Bliktrekkersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de locatie en eventuele toestemming vroeg aan en bevestig de afspraken uiterlijk enkele weken voor de protestpicknick. Controleer ook waar je tafels, partytenten en geluidsapparatuur mag plaatsen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet. Reken daarna per deelnemer op een eigen portie, plus extra eten voor ongeveer 10 procent van het verwachte aantal bezoekers.
Maak het programma met spreektijden en bevestig sprekers en muzikanten minstens 7 dagen vooraf. Test accuspeakers, draadloze microfoons en megafoons vóór vertrek en laad powerbanks volledig op.
Verdeel vrijwilligers per taak: ontvangst, catering, techniek, routebegeleiding en opruimen. Geef iedereen een contactnummer en zorg dat één persoon de noodgevallenlijst beheert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen, ijsblokken en waterkannen klaar voordat bezoekers aankomen, zodat je niet tijdens de eerste toespraak nog moet opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een protestpicknick organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Regel in de eerste week de locatie en toestemming, en bevestig vrijwilligers, sprekers en muzikanten uiterlijk 7 dagen voor de protestpicknick.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een protestpicknick?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één portie en bereid ongeveer 10 procent extra. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je aangepaste porties en geschikt servies kunt voorzien.
Wanneer controleer ik het weer voor een protestpicknick?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van het evenement. Beslis dan of je partytenten, extra picknickkleden, koelboxen of andere bescherming tegen het weer nodig hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een protestpicknick?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers voor ontvangst, catering, techniek en opruimen. Wijs daarnaast één coördinator aan die het programma, de noodgevallenlijst en de communicatie bewaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.