Checklist pour organiser un pique-nique de protestation
Un pique-nique de protestation demande plus qu’un lieu et quelques banderoles. Il faut obtenir l’autorisation, coordonner les prises de parole, prévoir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer les repas, le son, les tables et les tentes sans courir dans les dernières heures. Elle couvre aussi les contrôles souvent oubliés : météo, contacts d’urgence, batteries et transport du matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et l’autorisation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Établir le programme et les horaires de prise de parole
2 personnes
Confirmer les intervenants et les musiciens
Coordonner le message de protestation
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les panneaux et les banderoles
4 personnes
Imprimer les flyers et les cartes du parcours
2 personnes
Portionner les aliments
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Charger le transport sur le site
4 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
Aménager la table d’information
2 personnes
Dresser la table à manger
3 personnes
Accrocher les banderoles
3 personnes
Préparer les pancartes de protestation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Encadrer l'accueil
4 personnes
Distribuer des flyers
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Photographier
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la restauration et les boissons
3 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer les bannières et les panneaux
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
Gérer la caution et le matériel loué
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Couvertures de pique-niqueqté 12
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Verres à vin réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 120
- Louchesqté 12
- Ciseauxqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 8
- Glacièresqté 6
- Blocs de glaceqté 12
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Bacs alimentairesqté 20
Équipement
- Enceintes sur batterieqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 6
Décoration
- Banderolesqté 8
- Panneaux de protestationqté 40
- Piques en bois pour panneauxqté 40
- Cordeqté 4
- Drapeauxqté 12
- Mâts de drapeauqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Craie de trottoirqté 12
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Marqueurs imperméablesqté 24
- Assiettes en cartonqté 50
- Présentoirs à flyersqté 4
- Cordons pour portraitsqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes rechargeablesqté 8
- Lampes de pocheqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Bacs à vaisselleqté 4
- Brosses à vaisselleqté 6
- Balaisqté 4
- Ouvre-boîtesqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Balais à mainqté 6
- Gants de travailqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez le lieu et l’autorisation avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Fixez les horaires de prise de parole avant de confirmer les intervenants et les musiciens. Gardez un créneau tampon de 10 à 15 minutes pour absorber les retards.
- Répartissez les bénévoles par missions précises : accueil, repas, son, installation et rangement. Donnez à chaque responsable une liste de contacts d’urgence et une heure de rendez-vous.
- Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Préparez les tentes de réception, les couvertures et les glacières avant l’arrivée du public, pas pendant les premières prises de parole.
- Chargez les enceintes sur batterie, microphones, mégaphones, rallonges et batteries externes dans des bacs séparés. Testez le son et comptez les câbles avant de partir sur le site.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un pique-nique de protestation ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer l’autorisation, d’envoyer les invitations, de recruter les bénévoles et de finaliser le programme.
- Combien de nourriture prévoir pour un pique-nique de protestation ?
- Prévoyez une portion complète par personne inscrite, plus 10 % de marge pour les imprévus. Les quantités finales doivent être ajustées après la collecte des allergies, régimes et autres besoins alimentaires.
- Quand préparer le matériel et les repas ?
- Vérifiez tout le matériel la veille et portionnez les aliments le même jour si les conditions de conservation le permettent. Mettez les boissons au frais, remplissez les glacières et préparez les thermos avant le départ vers le site.
- Combien de bénévoles faut-il pour l’installation ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 bénévoles pour installer les tables, chaises, tentes, sonorisation et signalétique sans retarder l’accueil. Répartissez-les par tâche et fixez leur arrivée 60 à 90 minutes avant le début.
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