Boodschappenlijst voor een promotie-evenement

Voor een promotie-evenement heb je meer nodig dan alleen promotiemateriaal. Bezoekers moeten zich kunnen registreren, presentaties en demonstraties moeten werken en de ruimte moet logisch zijn ingericht. Denk daarom naast banners en ballonnen ook aan een laptop, beamer, projectiescherm, speakers en voldoende kabels. Met deze boodschappenlijst controleer je vooraf of alle materialen, apparatuur en aankleding aanwezig zijn voordat de opbouw begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelbindersaantal 2
Tapeaantal 6

Decoratie

Promotiewandaantal 3
Roll-up bannersaantal 4
Bedrijfslogo-bannersaantal 4
Vlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Plantenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Prijzentafelbord

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Kommenaantal 30
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Tangenaantal 8
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Keukentangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 8 kratten
- Bruisend mineraalwater - 4 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 2 kilo
- Munt - 4 bosjes
- IJsblokjes - 10 kilo
- Bier - 6 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Olijven - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Gezouten noten - 3 kilo
- Rijstcrackers - 4 pakken
- Mini-pretzels - 4 zakken
- Kaasblokjes - 4 kilo
- Goudse kaas - 2 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-stokbroodjes - 100 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wit brood - 6 broden
- Meergranenbrood - 6 broden
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1,5 kilo
- Ei - 60 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Boter - 1 kilo
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Vegan groentespread - 1,5 kilo
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan broodjes - 30 stuks
- Vegan kaas - 1 kilo
- Vegan hapjes - 80 stuks
- Glutenvrije hapjes - 50 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Chocolade - 3 kilo
- Mini-muffins - 100 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Handgel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Sponzen - 6 stuks
- Theedoeken - 12 stuks
- Servettenbakjes - 8 stuks

Tips

Leg per demonstratie en presentatie vast welke apparatuur nodig is. Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon uiterlijk één dag vooraf samen, zodat je aansluitproblemen nog kunt oplossen.
Neem per gebruikte aansluiting minimaal één passend verlengsnoer en één stekkerdoos mee, plus tape en kabelbinders om kabels veilig langs looproutes vast te zetten.
Richt de registratiebalie in met bezoekerslijst, naamkaartjes en pennen. Leg deze materialen apart klaar, zodat de ontvangst niet hoeft te wachten op de laatste dozen met promotiemateriaal.
Controleer de indeling voordat je tafelkleden, banners en decoratie plaatst. Houd bij de registratiebalie en demonstraties voldoende vrije ruimte over voor bezoekers en apparatuur.
Laad laptop, powerbanks en presentatieklikker volledig op en neem de bijbehorende opladers mee. Bewaar presentaties bovendien op minstens twee plekken, bijvoorbeeld op de laptop en een USB-stick.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een promotie-evenement?: Voor de basis heb je meubilair, registratiebenodigdheden, promotiemateriaal, presentatietechniek en aankleding nodig. Reken in elk geval op een registratiebalie, tafels, stoelen, laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Hoeveel statafels en stoelen heb ik nodig voor een promotie-evenement?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de verblijfsduur. Gebruik als praktische start ongeveer 1 statafel per 6 tot 8 bezoekers en 1 stoel per bezoeker die tijdens presentaties of gesprekken moet kunnen zitten; controleer dit na de definitieve bezoekerslijst.
Wanneer moet ik de techniek voor een promotie-evenement testen?: Test alle techniek uiterlijk één dag voor het evenement en nogmaals direct na de opbouw. Controleer minimaal laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, presentatieklikker en alle kabelverbindingen.
Hoeveel promotiemateriaal moet ik meenemen?: Neem voor iedere verwachte bezoeker minimaal één direct uit te delen item mee en voeg 10 tot 20 procent reserve toe. Tel daarnaast per presentatie- of demonstratiepunt de benodigde banners, logo-uitingen en informatiematerialen afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.