Que faut-il prévoir pour un événement promotionnel ?

Pour un événement promotionnel, les achats dépassent les simples supports de communication. Il faut aussi équiper l’accueil, organiser les démonstrations, alimenter la technique et guider les visiteurs dès leur arrivée. Cette liste couvre le mobilier, le matériel audiovisuel, les éléments de visibilité et les fournitures souvent oubliées. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, puis gardez une marge pour les intervenants, la presse et les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 8
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Serre-câblesqté 2
Ruban adhésifqté 6

Décoration

Mur promotionnelqté 3
Bannières roll-upqté 4
Bannières au logo de l’entrepriseqté 4
Drapeauxqté 6
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Cartes de menuqté 8
Panneau de table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Bolsqté 30
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Thermosqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Eau minérale pétillante - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 2 kilo
- Menthe - 4 bottes
- Glaçons - 10 kilos
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Olives - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Noix salées - 3 kilo
- Crackers de riz - 4 paquets
- Mini-bretzels - 4 sacs
- Dés de fromage - 4 kilos
- Fromage de Gouda - 2 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini baguettes - 100 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Œufs - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Beurre - 1 kilo
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Tartinade de légumes vegan - 1,5 kilo
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Fromage vegan - 1 kilo
- Amuse-bouches vegan - 80 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 50 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Chocolat - 3 kilos
- Mini-muffins - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 6 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Paniers à serviettes - 8 pièces

Conseils

Prévoyez un poste d’accueil complet : comptoir, ordinateur portable, badges nominatifs et liste des visiteurs imprimée. Imprimez cette liste le jour même et gardez une version numérique accessible hors ligne.
Pour une présentation ou une démonstration, comptez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, des haut-parleurs, un microphone et un cliqueur. Testez chaque élément au moins 24 heures avant l’ouverture.
Ajoutez 10 à 15 % de rallonges, multiprises, serre-câbles et ruban adhésif par rapport au besoin calculé. Ces fournitures permettent de sécuriser rapidement les câbles lorsqu’une table ou un écran change de place.
Prévoyez deux à trois solutions de recharge par zone technique : chargeurs, batteries externes et multiprises. Rechargez les batteries externes la veille et vérifiez les formats de prises utilisés par les intervenants.
Installez la visibilité avant l’arrivée des visiteurs : mur promotionnel, bannières, drapeaux ou arche de ballons. Gardez une pompe à ballons, du ruban adhésif et quelques éléments de rechange sur place pendant toute la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour l’accueil d’un événement promotionnel ?: Prévoyez un comptoir d’inscription, un ordinateur portable, des badges nominatifs et une liste des visiteurs imprimée. Ajoutez au moins une multiprise et un chargeur pour maintenir le poste opérationnel pendant toute la durée de l’accueil.
Combien de matériel audiovisuel faut-il prévoir pour une démonstration ?: Pour une zone de présentation, comptez un vidéoprojecteur, un écran de projection, des haut-parleurs, un microphone et un pied de microphone. Prévoyez aussi un cliqueur, des rallonges et une multiprise, puis testez l’ensemble 24 heures avant l’événement.
Quand préparer les supports et la signalétique promotionnelle ?: Faites réaliser les imprimés au moins 7 à 10 jours avant l’événement afin de pouvoir corriger une erreur ou remplacer un élément manquant. Regroupez les bannières, le mur promotionnel et les drapeaux la veille dans une zone dédiée.
Que prévoir pour les visiteurs et les intervenants en plus du mobilier ?: Préparez les badges, le programme transmis aux visiteurs et le matériel nécessaire aux présentations ou démonstrations. Gardez une réserve de 10 % de badges et de documents pour les invités ajoutés après la clôture des inscriptions.

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