Einkaufsliste für eine Promotionsveranstaltung
Für eine Promotionsveranstaltung brauchst du mehr als Werbematerial: Besucher müssen sich anmelden, orientieren und wohlfühlen können. Plane neben Mobiliar und Dekoration auch Präsentationstechnik, Stromversorgung und Material für die Registrierung ein. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Dinge rechtzeitig zu erkennen – besonders Kabel, Ladegeräte, Namensschilder und Verbrauchsmaterial werden oft erst kurz vor dem Termin bedacht. Bestelle Catering und gemietete Ausstattung so, dass am Veranstaltungstag alles geprüft und aufgebaut werden kann.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- StehtischeAnz. 8
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadegeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KabelbinderAnz. 2
- KlebebandAnz. 6
Dekoration
- PromotionswandAnz. 3
- Roll-up-BannerAnz. 4
- Firmenlogo-BannerAnz. 4
- FahnenAnz. 6
- BallonbögenAnz. 2
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- PflanzenAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 8
- Preistischschild
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 150
- SchalenAnz. 30
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- KannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- KüchenzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Sprudelmineralwasser - 4 Kisten
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 2 Kilo
- Minze - 4 Bund
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Oliven - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Reiscracker - 4 Packungen
- Mini-Brezeln - 4 Beutel
- Käsewürfel - 4 Kilo
- Gouda-Käse - 2 kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Baguettes - 100 Stück
- Wraps - 80 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Mehrkornbrot - 6 Brote
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Räucherlachs - 1,5 Kilo
- Ei - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Butter - 1 Kilo
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Vegane Gemüsepaste - 1,5 kilo
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Vegankäse - 1 Kilo
- Vegane Häppchen - 80 Stück
- Glutenfreie Häppchen - 50 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Schokolade - 3 Kilo
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämme - 6 Stück
- Geschirrtücher - 12 Stück
- Serviettenhalter - 8 Stück
Tipps
- Plane pro Präsentationsbereich mindestens einen Laptop, einen Beamer und eine Projektionsleinwand ein. Teste Bild, Ton und Präsentationsklicker spätestens am Vortag und speichere die Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Gerät.
- Rechne für die Registrierung mit einer eigenen Theke, ausgedruckten Besucherlisten und vorbereiteten Namensschildern. Lege mindestens 10 Prozent mehr Schilder als bestätigte Anmeldungen zurück, damit Nachmeldungen nicht zum Problem werden.
- Sorge für mehrere Verlängerungskabel, Ladegeräte und Powerbanks – nicht nur für die Technik, sondern auch für Smartphones der Helfer. Kabelbinder und Klebeband gehören griffbereit an den Aufbauplatz, damit keine Stolperstellen entstehen.
- Stelle die Werbeflächen vor dem Aufbau vollständig zusammen: Promotionswand, Roll-up-Banner, Firmenlogo-Banner und Fahnen sollten auf Vollständigkeit und sichtbare Schäden geprüft werden. Für Ballonbögen brauchst du zusätzlich eine Ballonpumpe und ausreichend Ballons.
- Bestelle Tische, Stehtische, Stühle, Barhocker und Tischdecken passend zur Raumaufteilung. Kläre Mietmobiliar, Festzelt, Kleiderständer und Umkleidetische mindestens 7 bis 14 Tage vorher, damit fehlende Stücke noch ersetzt werden können.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Promotionsveranstaltung?
- Du brauchst Mobiliar für Empfang und Besucher, Präsentationstechnik, Stromzubehör, Werbematerial, Dekoration und Material für Namensschilder und Besucherlisten. Plane außerdem Catering und eine Registrierungstheke ein.
- Wie viel Technik brauche ich für eine Promotionsveranstaltung?
- Pro Präsentations- oder Vorführbereich solltest du mindestens einen Laptop, einen Beamer, eine Leinwand, Lautsprecher und ein Mikrofon einplanen. Halte zusätzlich mindestens ein Ersatz-Ladegerät und eine Powerbank pro Technikteam bereit.
- Wann muss ich das Catering für eine Promotionsveranstaltung bestellen?
- Gib die Cateringbestellung idealerweise 7 bis 14 Tage vor dem Termin auf. Sobald die Anmeldungen stabil sind, aktualisierst du die Menge und berücksichtigst erfasste Ernährungswünsche.
- Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Promotionsveranstaltung?
- Drucke für jede bestätigte Anmeldung ein Namensschild und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 angemeldeten Personen sind also 110 Schilder sinnvoll, damit Nachmeldungen abgedeckt sind.
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