Checklist voor een goed georganiseerde projectbijeenkomst

Een projectbijeenkomst vraagt vooral om strakke afstemming: wie komt, wat gebeurt wanneer en welke informatie of materialen moeten klaarstaan. Begin met de deelnemerslijst, het programma en de reserveringen voor ruimte, catering en techniek. Werk daarna de groepsindeling, presentaties en werkbladen uit. In de laatste week controleer je materialen en dieetwensen; op de dag zelf test je laptop, beamer en presentaties voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en begeleiders bevestigen
Ruimte reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Groepsindeling maken
Boodschappenlijst controleren
Materialen controleren
2 personen
Beamer en laptop testen
2 personen
Presentaties technisch testen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Catering per dieet labelen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Werktafels klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Geluidsniveau controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Ontvangstteam briefen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Projectpresentatie verzorgen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshopgroepen begeleiden
5 personen
Werkresultaten verzamelen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afrondende presentatie verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Techniek demonteren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Bordenaantal 55
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 55
Wijnglazenaantal 50
Vorkenaantal 55
Messenaantal 55
Lepelsaantal 55
Theelepelsaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Serveertangenaantal 6

Catering

Koffiekannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Tafellopersaantal 8
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Naambadgehoudersaantal 50
Tafelkaartjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Werkmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overblokkenaantal 6
Stiftenaantal 40
Post-itsaantal 12
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 50
Werkbladenaantal 50
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Leg het programma en de tijden uiterlijk twee weken vooraf vast. Bevestig daarna meteen de sprekers en begeleiders, zodat je nog tijd hebt om uitval of wijzigingen op te vangen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef catering per dieet een duidelijk label. Controleer de aantallen opnieuw 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en eventuele adapter op de locatie. Doe dit minimaal 1 dag vooraf en neem stekkerdozen, verlengkabels en opladers mee.
Maak naamkaartjes, werkbladen en de groepsindeling uiterlijk de dag ervoor klaar. Leg per onderdeel extra exemplaren apart, zodat een vergeten of beschadigd vel geen vertraging veroorzaakt.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen, leveringen aannemen en tafels en stoelen plaatsen. Zet de registratietafel, buffettafels, koffie en gekoelde dranken klaar voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een projectbijeenkomst organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, ruimte en het programma. Reserveer catering en techniek zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een projectbijeenkomst versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef deelnemers minimaal 10 dagen om zich aan te melden en dieetwensen door te geven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een projectbijeenkomst klaar te zetten?: Reken op minstens 60 minuten voor het openen van de locatie, leveringen, tafels, stoelen en registratie. Reserveer daarnaast 30 minuten vóór ontvangst voor de technische test en het klaarleggen van materialen.
Wat moet ik technisch testen voor een projectbijeenkomst?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en adapter uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de locatie opnieuw alle presentaties en neem minimaal één stekkerdoos, verlengkabel en oplader mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.