Checklist pour organiser une réunion de projet

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Envoyez les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les régimes alimentaires.
• Réservez la salle, le traiteur et la technique séparément, puis reconfirmez chaque réservation 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez notamment la présence d’un vidéoprojecteur, d’un écran, d’un câble HDMI et de l’adaptateur correspondant.
• Testez l’ordinateur portable et chaque présentation dans la salle au plus tard la veille. Branchez aussi les multiprises, rallonges, chargeurs et batteries externes afin de repérer les problèmes avant l’arrivée des participants.
• Préparez les badges nominatifs, les feuilles de travail et le déroulé imprimé la veille. Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée et gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
• Organisez l’accueil le jour J en ouvrant le lieu assez tôt pour recevoir les livraisons et installer les tables, les chaises et le buffet. Refroidissez les boissons, étiquetez les plats selon les régimes et préparez café, eau et en-cas avant le début du programme.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une réunion de projet ?

Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement la salle, le traiteur et la technique, puis clôturez les inscriptions environ 7 jours avant la réunion pour finaliser les groupes et la restauration.

Quand faut-il confirmer les participants à une réunion de projet ?

Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant l’événement. Utilisez cette date pour confirmer les besoins alimentaires, préparer les badges, répartir les groupes et transmettre au traiteur le nombre définitif de repas.

Quand tester le projecteur et les présentations ?

Faites un test complet la veille, dans la salle prévue, avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur. Gardez ensuite une copie des présentations sur une clé ou un autre support de secours.

À quelle heure ouvrir la salle le jour d’une réunion de projet ?

Prévoyez l’ouverture au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet de recevoir les livraisons, installer les tables et les chaises, préparer l’inscription et vérifier une dernière fois la technique.

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