Checklist para organizar una reunión de proyecto sin olvidos
Una reunión de proyecto con participantes, ponentes y trabajo en grupos necesita más preparación que una simple convocatoria. Esta checklist reúne las 63 tareas y 61 materiales del plan, desde la lista de participantes hasta la recepción del catering y el montaje de mesas. Empieza por confirmar asistentes, programa y sala; después cierra proveedores y presentaciones. En los últimos días, revisa dietas, materiales y conexiones técnicas para que el día de la reunión solo tengas que abrir el espacio y recibir a la gente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Confirmar a los ponentes y acompañantes
Reservar el espacio
Reservar el catering
Reservar técnica
Recopilar las presentaciones
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir hojas de trabajo
Hacer la distribución de grupos
Comprobar la lista de la compra
Comprobar los materiales
2 personas
Probar el proyector y el portátil
2 personas
Probar técnicamente las presentaciones
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Etiquetar el catering por dieta
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Disponer las mesas de trabajo
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Informar al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la inauguración
Presentar el proyecto
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los grupos del taller
5 personas
Recopilar resultados del trabajo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el postre
2 personas
Hacer la presentación de cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Desmontar la técnica
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Agradecer a los participantes
Enviar las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 48
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cargadorescant. 4
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Vajilla
- Platoscant. 55
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 55
- Copas de vinocant. 50
- Tenedorescant. 55
- Cuchilloscant. 55
- Cucharascant. 55
- Cucharillascant. 50
- Cucharillas de cafécant. 50
- Pinzas de servircant. 6
Catering
- Jarras de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 8
- Cestas de pancant. 4
- Manteles runnerscant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
- Compras
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Portanombrescant. 50
- Tarjetas de mesacant. 12
- Portalápicescant. 8
- Arreglos floralescant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Material de trabajo
- Pizarras de hojascant. 4
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 40
- Post-itscant. 12
- Bloc de notascant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Tableros de trabajocant. 50
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de limpiezacant. 12
Consejos
- Cierra la lista de participantes antes de enviar las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción. Así podrás calcular el catering, preparar las tarjetas de nombre y hacer la distribución de grupos con datos reales.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día anterior. Etiqueta cada parte del catering por dieta y reserva algunas raciones extra para cubrir cambios de última hora.
- Pide las presentaciones varios días antes y prueba cada archivo en el portátil que usarás. Comprueba también el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, el micrófono y los altavoces antes de abrir la sala.
- Imprime el programa, el plan de trabajo y las hojas de trabajo antes del montaje. Prepara las copias por grupo y coloca la mesa de registro, las tarjetas de nombre y los materiales para que la llegada no interrumpa la primera sesión.
- Programa la llegada de entregas con margen suficiente para enfriar las bebidas y preparar los aperitivos. Reserva tiempo para colocar mesas y sillas, montar las mesas de buffet y conectar regletas y alargadores sin bloquear los pasos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de proyecto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan ponentes, hay catering y necesitas reservar una sala. Deja cerrados el programa, las inscripciones y los proveedores al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Pídelas al enviar la invitación o abrir la inscripción y fija el cierre entre 5 y 7 días antes de la reunión. Comparte el recuento final con el catering antes de confirmar el pedido.
- ¿Cuándo se deben probar las presentaciones y el proyector?
- Haz una prueba completa entre 1 y 2 días antes, usando el mismo portátil, proyector, pantalla y cables que estarán en la sala. Guarda también una copia de cada presentación en el portátil y en una memoria de respaldo.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, registro, buffet y materiales, y para probar la técnica. Añade 30 minutos si esperas varias entregas o necesitas enfriar bebidas y preparar aperitivos.
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