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Projektbesprechung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Projektbesprechung läuft nur dann pünktlich, wenn Inhalte, Technik und Verpflegung parallel vorbereitet werden. Lege zuerst Teilnehmer, Programm und Verantwortlichkeiten fest, bevor du Raum, Catering und Ausstattung buchst. In den letzten Tagen zählen vor allem Präsentationen, Arbeitsblätter, Namensschilder und technische Tests. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung, den Aufbau und den Start der Besprechung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Sprecher und Betreuer bestätigen

  • Raum reservieren

  • Catering reservieren

  • Technik reservieren

  • Präsentationen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Gruppen einteilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Beamer und Laptop testen

    2 Personen

  • Präsentationen technisch testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Catering nach Diät kennzeichnen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Arbeitstische bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Empfangsteam briefen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Projektpräsentation durchführen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Workshopgruppen begleiten

    5 Personen

  • Arbeitsergebnisse sammeln

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Abschlusspräsentation halten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Präsentationen nachschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 48
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadegeräteAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Geschirr

  • TellerAnz. 55
  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 55
  • WeingläserAnz. 50
  • GabelnAnz. 55
  • MesserAnz. 55
  • LöffelAnz. 55
  • TeelöffelAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • ServierzangenAnz. 6

Catering

  • KaffeekannenAnz. 2
  • WasserkaraffenAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 4
  • TischläuferAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 12
  • Einkäufe

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 50
  • NamensschildhalterAnz. 50
  • TischkartenAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Arbeitsmaterial

  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-BlöckeAnz. 6
  • StifteAnz. 40
  • Post-itsAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 50
  • KugelschreiberAnz. 50
  • ArbeitsblätterAnz. 50
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • ScherenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12

Tipps

  • Plane das Programm mit festen Uhrzeiten und bestätige Sprecher sowie Betreuer spätestens eine Woche vorher. So bleiben noch einige Tage für Änderungen und Rückfragen.
  • Sammle Präsentationen und Arbeitsblätter spätestens zwei Werktage vor dem Termin. Drucke Drehbuch, Unterlagen und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag aus.
  • Teste Beamer, Laptop, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Ladegeräte und Powerbanks, damit ein leerer Akku nicht den Beginn verzögert.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kennzeichne das Catering nach Diät. Getränke solltest du am Veranstaltungstag frühzeitig kühlen; Kaffee, Wasser und Snacks müssen bereits zum Einlass bereitstehen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Stelle Registrierungstisch, Tische, Stühle und Buffetische auf, nimm Lieferungen persönlich an und öffne den Raum vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Projektbesprechung organisieren?
Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen, Raum und Catering. Spätestens eine Woche vor dem Termin sollten Programm, Sprecher und Technik bestätigt sein.
Wann sollten die Präsentationen für eine Projektbesprechung fertig sein?
Fordere die Präsentationen spätestens zwei Werktage vorher an und führe den technischen Test am Vortag durch. So bleibt Zeit, fehlende Dateien oder inkompatible Adapter zu ersetzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Projektbesprechung?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Buffet und Technik. Öffne den Raum zusätzlich 15 Minuten vor dem geplanten Einlass, damit letzte Lieferungen angenommen werden können.
Was darf man bei einer Projektbesprechung nicht vergessen?
Häufig fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Namensschilder oder gedruckte Arbeitsblätter. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und stelle Getränke, Kaffee sowie diätgerecht gekennzeichnetes Catering vor dem Start bereit.

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