Proefstudeerdag organiseren: complete checklist

Een proefstudeerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen en presentaties vastleggen. Je moet bezoekers op tijd informeren, studentambassadeurs en workshopbegeleiders inplannen en zorgen dat elke zaal technisch werkt. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken, van datum en programma tot routekaarten, badges en catering. Let vooral op onderdelen die vaak pas op de dag zelf worden ontdekt: dieetwensen, parkeerinformatie, ontbrekende presentaties en materialen die nog naar de locatie moeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Zalen en lokalen reserveren
2 personen
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
Docenten voor presentaties vastleggen
2 personen
Studentambassadeurs inplannen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Programma per e-mail bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
2 personen
Techniek per zaal controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijsten afdrukken
Routekaarten afdrukken
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en lokalen openen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Presentatieruimtes inrichten
4 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Informatiestands opbouwen
4 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen

Event

Aanmeldbalie bemannen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Studievoorlichtingen begeleiden
6 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Workshops begeleiden
8 personen
Informatiestands bemannen
8 personen
Ouders te woord staan
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Deelnemersvragen beantwoorden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Presentatiematerialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen nabellen
Bedankmail versturen
Aanmeldgegevens archiveren
Foto's veilig opslaan
Openstaande facturen verzamelen
Locatiecontrole afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Projectorenaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Laptopspeakersaantal 6
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Posterklemmenaantal 30
Presentatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Infostandaardjesaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Koffieroerstaafjesaantal 250
Suikersticksaantal 250
Serveerplateausaantal 12
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg het programma en de rondleidingsroute vroeg vast. Zo kun je zalen reserveren, docenten en workshopbegeleiders boeken en bezoekers een duidelijk tijdschema sturen.
Publiceer het aanmeldformulier pas nadat je hebt bepaald welke gegevens je nodig hebt. Vraag in elk geval naar contactgegevens, opleiding, groepsindeling en dieetwensen.
Plan een aparte techniekcontrole per zaal. Test laptops, projectoren, schermen, microfoons, HDMI-kabels en stekkerdozen niet alleen vooraf, maar ook bij het klaarzetten op de dag zelf.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar met een inschrijftafel, aanwezigheidslijsten, naamkaartjes, badges en routekaarten. Leg deze materialen per onderdeel klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven zoeken.
Verstuur het definitieve programma en de parkeerinformatie kort voor de proefstudeerdag opnieuw. Controleer daarnaast of presentaties, koelproducten en alle materialen uiterlijk vóór de start op locatie zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een proefstudeerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, het programma en de reservering van zalen en lokalen. Plan daarna de begeleiding, communicatie, catering en techniekcontrole in vaste stappen.
Wanneer moet ik het programma van een proefstudeerdag bevestigen?: Stuur het programma direct na inschrijving en nogmaals 3 tot 5 dagen voor de dag zelf. In die laatste bevestiging zet je ook parkeerinformatie, starttijd, locaties en eventuele wijzigingen.
Hoeveel studentambassadeurs heb je nodig voor een proefstudeerdag?: Reken per groep met minimaal 1 studentambassadeur voor ontvangst of begeleiding. Bij meerdere routes of parallelle workshops heb je per gelijktijdig onderdeel minstens 1 extra begeleider nodig.
Wanneer controleer je de techniek voor een proefstudeerdag?: Doe een eerste controle 1 tot 2 weken vooraf en test alle apparatuur opnieuw bij het opbouwen. Controleer per zaal de laptop, projector, microfoon, kabels, stekkerdozen en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.