Checklist para organizar una jornada de prueba de estudios

Una jornada de prueba de estudios combina visitas, presentaciones, talleres y atención a futuros estudiantes. Para que el día avance sin esperas, hay que cerrar primero el programa y los espacios, y después coordinar inscripciones, personal, técnica y catering. Esta checklist reúne 76 tareas y 61 materiales, desde la ruta del recorrido hasta los mapas, acreditaciones y equipos de cada sala. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, cables, listas de asistencia y productos refrigerados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar salas y aulas
2 personas
Definir la ruta del recorrido
2 personas
Asignar a los docentes para las presentaciones
2 personas
Programar embajadores estudiantiles
2 personas
Asignar monitores del taller
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los participantes
2 personas
Confirmar el programa por e-mail
Enviar la información de aparcamiento
Reservar el catering
2 personas
Comprobar la técnica por sala
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las listas de asistencia
Imprimir mapas de ruta
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir el lugar y las salas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las salas de presentación
4 personas
Montar las salas del taller
4 personas
Montar los stands informativos
4 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la técnica
3 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

Atender el mostrador de inscripciones
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Acompañar las sesiones informativas sobre estudios
6 personas
Guiar visitas
6 personas
Guiar talleres
8 personas
Atender los puestos de información
8 personas
Atender a los padres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los participantes
3 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Reunir materiales de presentación
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llamar para los objetos perdidos
Enviar correo de agradecimiento
Archivar datos de inscripción
Guardar fotos de forma segura
Recopilar las facturas pendientes
Completar la inspección del lugar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilescant. 8
Proyectorescant. 6
Pantallas de proyeccióncant. 6
Altavoces para portátilcant. 6
Micrófonoscant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 8
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 20
Pinzas para cartelescant. 30
Paneles de presentacióncant. 12
Carteles de flechascant. 20
Atriles informativoscant. 12

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Tarjetas de nombrecant. 130
Pulserascant. 130
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 130
Portabadgescant. 130
Agitadores de cafécant. 250
Palitos de azúcarcant. 250
Bandejas para servircant. 12
Vasos térmicoscant. 20
Compras

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la ruta antes de abrir las inscripciones. Así puedes asignar docentes, embajadores y monitores a horarios y espacios concretos, sin rehacer el formulario después.
Comprueba la técnica en cada sala al menos 48 horas antes. Prueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables HDMI, regletas y alargadores; guarda además las presentaciones en una memoria USB.
Envía a cada participante la confirmación del programa y la información de aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Incluye dónde empieza el recorrido, la hora de llegada y un contacto para preguntas.
Cierra las preferencias dietéticas al finalizar las inscripciones y confirma el catering con esa cifra. No dejes para el mismo día la compra de bebidas, la recogida de productos refrigerados ni la preparación de tazas, vasos y platos.
Prepara la recepción la víspera: tarjetas de nombre, listas de asistencia, mapas de ruta, acreditaciones y pulseras separados por grupos. Lleva los materiales al lugar con varias horas de margen, especialmente si hay varias salas que montar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de prueba de estudios?: Empieza a fijar fecha, programa y salas entre 6 y 8 semanas antes. Abre las inscripciones cuando la ruta y los horarios estén definidos, y deja la comprobación técnica y el montaje de acreditaciones para la última semana.
¿Cuándo debo enviar la confirmación a los participantes?: Envía el programa confirmado y la información de aparcamiento entre 3 y 5 días antes. Si hay cambios de sala o de recorrido, manda una actualización el día anterior para evitar llegadas al punto equivocado.
¿Qué hay que comprobar en las salas antes del evento?: Haz una prueba por sala al menos 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas. Ten las presentaciones en una memoria USB y baterías externas como respaldo.
¿Cuándo hay que preparar el catering y los productos refrigerados?: Recoge los productos refrigerados el mismo día o como máximo la víspera, según las indicaciones de conservación. Confirma antes el número de inscritos y sus preferencias dietéticas para que el catering llegue completo y puedas servirlo sin improvisar.

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