Checklist pour organiser une journée d’essai d’études

Une journée d’essai d’études demande plus qu’un programme de visites. Il faut coordonner les salles, les enseignants, les ambassadeurs étudiants, les ateliers et l’accueil des participants. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’acheminement du matériel sur place. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, itinéraires imprimés et vérification technique dans chaque salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les salles et les locaux
2 personnes
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
Confirmer les enseignants pour les présentations
2 personnes
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Confirmer le programme par e-mail
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier la technique par salle
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Imprimer les cartes d'itinéraire
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu et les salles
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager les espaces de présentation
4 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Monter les stands d’information
4 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les séances d’information sur les études
6 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Encadrer les ateliers
8 personnes
Tenir les stands d'information
8 personnes
Accueillir les parents
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des participants
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rappeler pour les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement
Archiver les données d’inscription
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Rassembler les factures impayées
Finaliser le contrôle du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Projecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 6
Microphonesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 20
Pinces à affichesqté 30
Panneaux de présentationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Présentoirs d’informationqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 130
Porte-badgesqté 130
Bâtonnets pour caféqté 250
Bâtonnets de sucreqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Mugs isothermesqté 20
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les salles : prévoyez un itinéraire réaliste avec le temps de déplacement entre chaque étape, plutôt qu’une succession de présentations sans marge.
Confirmez les enseignants, les ambassadeurs étudiants et les animateurs d’atelier plusieurs semaines avant la journée. Préparez aussi un contact de remplacement pour chaque rôle clé.
Fermez les inscriptions avec assez de temps pour traiter les besoins alimentaires et répondre aux questions. Envoyez ensuite le programme confirmé et les informations de parking par e-mail.
Testez la technique dans chaque salle, et pas uniquement dans la salle principale : vérifiez les projecteurs, câbles HDMI, microphones, multiprises et rallonges au moins la veille.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : badges triés, listes de présence et cartes d’itinéraire imprimées. Les produits frais et le matériel doivent être récupérés et acheminés séparément le jour prévu.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée d’essai d’études ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 5 jours ouvrés pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer le programme.
Combien de temps avant faut-il réserver les salles ?: Réservez les salles dès que la date et le programme prévisionnel sont fixés, généralement 6 à 8 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de vérifier les capacités, l’itinéraire et le matériel disponible dans chaque local.
Quand préparer les badges et les listes de présence ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, entre 2 et 5 jours avant l’événement. Imprimez une liste complémentaire pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Quand vérifier le matériel technique pour chaque salle ?: Faites un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis un test sur place la veille ou le matin même. Vérifiez notamment les projecteurs, écrans, haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges et multiprises.

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