Wat heb je nodig voor een proefstudeerdag?

Een proefstudeerdag vraagt om meer dan koffie en een paar lokalen. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, rondleidingen, workshops en pauzes, plus een duidelijke route voor deelnemers. Denk ook aan praktische zaken die vaak te laat worden geregeld: naamkaartjes, dieetwensen, reservekabels en materiaal voor meerdere zalen. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma en controleer per ruimte wat al aanwezig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Projectorenaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Laptopspeakersaantal 6
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Posterklemmenaantal 30
Presentatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Infostandaardjesaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Naamkaartjesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Koffieroerstaafjesaantal 250
Suikersticksaantal 250
Serveerplateausaantal 12
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 8 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Havermelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 8 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Koffiefilters - 3 pakken
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Paprika's - 18 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Miniwortels - 2 kilogram
- Citroenwater - 12 liter
- Mineraalwater - 24 liter
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini-krentenbollen - 100 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Volkorenbroodjes - 80 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Chocopasta - 2 potten
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Kalkoenfiletbeleg - 1 kilogram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Vegan beleg - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute pinda's - 4 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Vegan muffins - 30 stuks
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Hummusdip - 2 kilogram
- Tzatziki - 1 kilogram
- Salsasaus - 4 potten
- Papieren servetten - 600 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vuilniszakken voor papier - 20 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiegel - 6 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Afwasborstels - 4 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Wegwerpzakdoekjes - 12 pakjes

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Tel servies, stoelen en naamkaartjes op basis van het maximale aantal aangemelde deelnemers, plus ongeveer 10% reserve. Zo kom je tijdens de ontvangst niet tekort bij extra aanmeldingen of beschadigde kaartjes.
Maak per zaal een aparte techniekset met laptop, HDMI-kabel, stekkerdoos, verlengkabel en USB-stick. Leg die sets uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat een ontbrekende kabel niet pas vlak voor een presentatie opvalt.
Zet voor de ontvangst minimaal één inschrijftafel klaar met aanwezigheidslijsten, badges of naamkaartjes en routekaarten. Bij een grote groep werken twee inschrijftafels sneller dan één lange wachtrij.
Plan koffie, thee, water en servies per pauzemoment en houd koelproducten tot vlak voor gebruik gekoeld. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf en geef die door aan de catering.
Maak voor rondleidingen en workshops een materiaalbak per groep. Voeg powerbanks en reserve-USB-sticks toe; deelnemers en begeleiders vergeten vaker een opgeladen apparaat of presentatiemateriaal dan je vooraf verwacht.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een proefstudeerdag?: Reken op ontvangstmaterialen, naamkaartjes, routekaarten, koffie- en theebenodigdheden, servies en techniek per zaal. Voor presentaties zijn onder meer laptops, projectoren, HDMI-kabels, stekkerdozen en USB-sticks nodig.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een proefstudeerdag?: Plan per deelnemer ongeveer 2 koppen koffie of thee tijdens een ochtendprogramma en nog 1 tot 2 koppen tijdens een middagpauze. Neem daarnaast water mee en houd minstens 10% extra servies en drank achter de hand.
Hoeveel naamkaartjes moet ik voorbereiden?: Maak één naamkaartje per aangemelde deelnemer, medewerker, studentambassadeur en begeleider. Print daarnaast ongeveer 10% extra blanco kaartjes voor last-minute aanmeldingen of wijzigingen.
Wanneer moet ik de spullen voor een proefstudeerdag klaarzetten?: Controleer techniek, routekaarten, aanwezigheidslijsten en naamkaartjes uiterlijk één werkdag vooraf. Koelproducten haal je zo laat mogelijk op; zet ze pas kort voor de pauze klaar zodat ze gekoeld blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.