Que faut-il prévoir pour une journée d’essai d’études ?

Une journée d’essai d’études demande plus qu’un programme et quelques salles réservées. Il faut équiper l’accueil, les présentations, les ateliers et les pauses, puis transporter le matériel au bon endroit. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, les éléments de cuisine et la vaisselle nécessaires au déroulement de la journée. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, le nombre de salles utilisées et la durée des pauses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Projecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 6
Microphonesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 20
Pinces à affichesqté 30
Panneaux de présentationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Présentoirs d’informationqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 130
Porte-badgesqté 130
Bâtonnets pour caféqté 250
Bâtonnets de sucreqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Mugs isothermesqté 20
Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 8 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Filtres à café - 3 paquets
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 18 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini-carottes - 2 kilogrammes
- Eau citronnée - 12 litres
- Eau minérale - 24 litres
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains aux raisins - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Pâte à tartiner au chocolat - 2 pots
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Émincé de blanc de dinde - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Herbes italiennes - 1 pot
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Muffins vegan - 30 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Houmous - 2 kilogrammes
- Tzatziki - 1 kilogramme
- Sauce salsa - 4 pots
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Sacs-poubelle pour papier - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Brosses à vaisselle - 4 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Mouchoirs jetables - 12 paquets

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, des chaises et des tables pliantes dès l’accueil. Ajoutez une table haute si les participants doivent remplir rapidement un formulaire ou récupérer leur badge.
Comptez un ordinateur portable, un projecteur et un écran par salle de présentation. Testez les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises au moins la veille, car ils sont souvent oubliés au moment du chargement.
Pour les présentations et les ateliers, prévoyez des microphones et des haut-parleurs adaptés aux salles. Gardez aussi des clés USB et des batteries externes avec l’équipe organisatrice pour les changements de dernière minute.
Organisez le service des pauses avec les machines à café, bouilloires, thermos, tasses, verres et assiettes. Préparez le matériel de service avant l’arrivée des participants et placez des poubelles près de chaque espace de restauration.
Achetez les produits frais après avoir confirmé les besoins alimentaires et récupérez-les le jour même ou la veille. Transportez-les dans des glacières et répartissez les plateaux, couverts, planches et couteaux par zone d’utilisation.

Questions fréquentes

Combien de matériel technique faut-il par salle ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection et un câble HDMI par salle équipée. Ajoutez une rallonge et une multiprise par poste technique, puis faites un test complet la veille.
Quand acheter les produits frais pour la journée d’essai ?: Achetez les produits secs quelques jours avant, puis récupérez les produits frais la veille ou le matin même. Utilisez des glacières pour maintenir les aliments au froid pendant le transport et l’installation.
Combien de tasses, verres et assiettes prévoir ?: Prévoyez au moins une pièce par participant et par service, avec une réserve de 10 à 15 % pour les remplacements. Si deux pauses sont prévues, augmentez surtout le nombre de tasses et de verres disponibles.
Que faut-il préparer la veille ?: La veille, vérifiez la liste des courses, testez le matériel dans chaque salle, triez les badges et préparez les documents imprimés. Chargez ensuite les ordinateurs, batteries externes et autres équipements pour éviter une installation précipitée le matin.

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