Checklist voor een goed georganiseerde proeflesdag
Een proeflesdag vraagt vooral om een strakke planning tussen inschrijvingen, sportzalen en trainers. Leg eerst het programma en de zaalindeling vast en werk daarna toe naar bevestigingen, formulieren en materiaal. Plan de ontvangst ruim vóór de eerste les, zodat deelnemers hun naamlabel vinden en snel naar de juiste zaal kunnen. Deze checklist helpt je bovendien om dieetwensen, routebordjes, vrijwilligers en catering niet pas op de laatste dag te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportzalen reserveren
Proeflessen en trainers plannen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Toestemmingsformulieren voorbereiden
Trainersbriefing voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
Catering bestellen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zalen en kleedkamers controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Sportstations opbouwen
4 personen
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Trainers en vrijwilligers briefen
3 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Deelnemers naar zalen begeleiden
3 personen
Proeflessen begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit aanvullen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Sportstations wisselen
3 personen
Pauzes begeleiden
3 personen
Informatie over lidmaatschap geven
2 personen
Afsluitende demonstratie verzorgen
4 personen
Aanmeldingen voor vervolgles noteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zalen en kleedkamers schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sportmateriaal terugplaatsen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers opvolgen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkleedaantal 6
Sportmateriaal
- Sportmattenaantal 20
- Trainingsballenaantal 20
- Pionnenaantal 40
- Hoepelsaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Trainingshesjesaantal 30
- Weerstandsbandenaantal 15
- Mini-doelenaantal 4
- Tennisnettenaantal 2
- Volleyballenaantal 8
- Basketballenaantal 8
- Badmintonsetsaantal 6
- Shuttlesaantal 12
Apparatuur
- Stopwatchesaantal 6
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnaantal 6
- Naamlabelhoudersaantal 80
- Informatiebordenaantal 8
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompresaantal 6
- Antislipmattenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma per zaal en tijdblok en houd per proefles minimaal 10 minuten wisseltijd vrij. Zo kunnen deelnemers naar de volgende activiteit zonder dat trainers uitlopen.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en aanmeldformulier klaar zijn. Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf een bevestiging met route, starttijd, zaalindeling en wat ze moeten meenemen.
- Maak deelnemerslijsten en naamlabels niet pas op de ochtend zelf. Print de definitieve lijsten 1 dag vooraf en houd een extra exemplaar bij de ontvangstbalie voor last-minute wijzigingen.
- Controleer sportmateriaal per proefles in plaats van alleen per soort. Leg bijvoorbeeld matten, ballen, pionnen en hesjes per zaal klaar en test stopwatches, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf.
- Open de locatie minstens 60 minuten voor de eerste proefles. Controleer dan de zalen en kleedkamers, zet tafels en stoelen neer en richt de ontvangstbalie in voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een proeflesdag te organiseren?
- Reken op minimaal 4 weken voorbereiding. Reserveer sportzalen en trainers eerst, en plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf.
- Wanneer moet ik deelnemers voor een proeflesdag bevestigen?
- Bevestig deelnemers uiterlijk 3 dagen voor de proeflesdag. Vraag dieetwensen en toestemmingsformulieren eerder op, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf.
- Hoe laat moet je aanwezig zijn op een proeflesdag?
- Open de locatie minimaal 60 minuten voor de eerste les. Gebruik die tijd voor de ontvangstbalie, zaal- en kleedkamercontrole, bewegwijzering en het klaarzetten van sportmateriaal.
- Hoeveel sportmateriaal heb je nodig per proefles?
- Maak per zaal een aparte materiaallijst en tel het benodigde materiaal per activiteit. Leg alles uiterlijk 30 minuten voor de start klaar, zodat trainers niet tijdens de les hoeven te zoeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!