Checklist para organizar un día de clase de prueba
Un día de clase de prueba necesita más coordinación que una sesión normal: hay que recibir participantes nuevos, distribuirlos entre varias clases y tener el material listo. Empieza cerrando la fecha, el programa y los gimnasios; después organiza las inscripciones, los entrenadores y los voluntarios. Durante la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas, autorizaciones y señalización. El día del evento, reserva tiempo para revisar vestuarios, montar recepción y comprobar cada sala antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar gimnasios
Planificar clases de prueba y entrenadores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Preparar los formularios de autorización
Preparar la sesión informativa para trainers
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer señales de ruta y salas
Comprobar el stock de material deportivo
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Pedir el catering
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir listas de participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar salones y vestuarios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar estaciones deportivas
4 personas
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Informar a entrenadores y voluntarios
3 personas
Evento
Atender la recepción
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Acompañar a los participantes a las salas
3 personas
Guiar las clases de prueba
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y fruta
2 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Cambiar las estaciones deportivas
3 personas
Gestionar los descansos
3 personas
Dar información sobre la membresía
2 personas
Realizar la demostración final
4 personas
Anotar inscripciones para la clase siguiente
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar el material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar salas y vestuarios
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material deportivo
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Dar seguimiento a los participantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Mantelcant. 6
Material deportivo
- Colchonetas deportivascant. 20
- Balones de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 40
- Aroscant. 12
- Cuerdas para saltarcant. 12
- Chalecos de entrenamientocant. 30
- Bandas de resistenciacant. 15
- Miniporteríascant. 4
- Redes de teniscant. 2
- Balones de voleibolcant. 8
- Balones de baloncestocant. 8
- Sets de bádmintoncant. 6
- Shuttlescant. 12
Equipo
- Cronómetroscant. 6
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Portaetiquetascant. 80
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Compresa de hielocant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las salas con varias semanas de antelación. Reserva un margen de 15 minutos entre clases para cambiar de grupo, recoger material y orientar a quienes llegan tarde.
- Pide las inscripciones con fecha límite y confirma a cada participante al menos 48 horas antes. Usa la misma lista para controlar autorizaciones, preferencias dietéticas y distribución por clase.
- Prepara una sesión informativa breve para los entrenadores y voluntarios, con horarios, funciones y un contacto único. Asigna a una persona para recepción y a otra para acompañar a los grupos entre salas.
- Comprueba el material deportivo por disciplina, no solo por cantidad total: revisa colchonetas, balones, conos, aros, cuerdas, redes y cronómetros antes de preparar las salas. Ten cables alargadores y regletas localizados para el altavoz y otros equipos.
- Haz la compra y recibe el catering como máximo el día anterior cuando sea posible. Etiqueta nombres, imprime las listas y coloca vasos, platos, cubiertos, jarras de agua y neveras portátiles antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de clase de prueba?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, programa, gimnasios y entrenadores. Deja la última semana para confirmar participantes, autorizaciones, compras y señalización.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una clase de prueba?
- Cierra las inscripciones entre 48 y 72 horas antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, formar los grupos, recoger preferencias dietéticas e imprimir listas actualizadas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior revisa el stock deportivo, prepara el material por sala, etiqueta nombres y deja listas las señales de ruta. También conviene recibir el catering y comprobar que hay suficientes mesas, sillas y percheros.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el gimnasio?
- Abre la ubicación entre 60 y 90 minutos antes de la primera clase. Ese margen permite revisar salones y vestuarios, colocar mesas y sillas, montar recepción y resolver problemas de material o sonido.
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