Checklist pour organiser une journée de cours d’essai

Une journée de cours d’essai demande plus qu’un planning de séances. Il faut coordonner les gymnases, les entraîneurs, les inscriptions, les vestiaires et l’accueil, tout en préparant le matériel pour chaque activité. Cette checklist de 53 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : consentements, besoins alimentaires, signalétique et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver des gymnases
Planifier les cours d’essai et les entraîneurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Préparer les formulaires de consentement
Préparer le briefing des formateurs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
Établir la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Faire les courses
2 personnes
Installer le matériel de sport
3 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter les stations sportives
4 personnes
Installer la décoration et la signalétique
2 personnes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Briefer les formateurs et les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Guider les participants vers les salles
3 personnes
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitailler en snacks et en fruits
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Alterner les postes sportifs
3 personnes
Encadrer les pauses
3 personnes
Donner des informations sur l'adhésion
2 personnes
Assurer la démonstration de clôture
4 personnes
Noter les inscriptions au cours de suivi
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles et les loges
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Remettre en place le matériel de sport
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Relancer les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Nappeqté 6

Matériel de sport

Tapis de sportqté 20
Ballons d’entraînementqté 20
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Chasubles d’entraînementqté 30
Bandes de résistanceqté 15
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de tennisqté 2
Ballons de volleyqté 8
Ballons de basketqté 8
Sets de badmintonqté 6
Navettesqté 12

Équipement

Chronomètresqté 6
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlande de fanionsqté 6
Porte-badges nominatifsqté 80
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poche de glaceqté 6
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de communiquer : prévoyez un créneau précis pour chaque cours, le nom de l’entraîneur et le gymnase utilisé. Cela évite les doubles réservations et les participants qui se présentent au mauvais endroit.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la journée, puis imprimez une liste actualisée. Gardez une version numérique pour les dernières modifications et préparez les badges nominaux à partir de cette liste.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et transmettez le nombre confirmé au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement. Prévoyez aussi des carafes d’eau et des gobelets réutilisables à l’accueil.
Préparez un briefing écrit pour les entraîneurs et les bénévoles la veille. Indiquez les horaires, les salles, les vestiaires, les responsabilités et la personne à appeler en cas d’absence ou de problème.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le premier cours. Vérifiez les salles et les vestiaires, installez les tables d’accueil, la signalétique et le matériel, puis testez l’enceinte, les rallonges et les chronomètres avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de cours d’essai ?: Envoyez les premières invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites une relance 7 jours avant et confirmez les participants 2 à 3 jours avant, une fois les inscriptions traitées.
Combien de temps prévoir pour installer une journée de cours d’essai ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant le premier cours pour ouvrir le lieu, vérifier les salles et les vestiaires, installer l’accueil et répartir le matériel. Ajoutez 30 minutes si plusieurs gymnases sont utilisés.
Quand commander le catering pour une journée de cours d’essai ?: Passez la commande 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de participants et l’heure de livraison la veille.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez une table d’accueil, les badges, les listes imprimées, les formulaires de consentement et les panneaux de direction. Prévoyez au moins une personne pour 25 à 30 participants afin de limiter l’attente à l’arrivée.

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