Proeflesdag organiseren: een checklist die werkt

Een proeflesdag vraagt meer voorbereiding dan alleen lessen inplannen. Je regelt tegelijk aanmeldingen, docenten, lokalen, techniek, ontvangst en catering. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk: eerst het programma en de inschrijving, daarna de deelnemerscommunicatie en materialen, en pas op het laatst de opbouw. Zo voorkom je dat presentaties, naamkaartjes of dieetwensen pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Proeflessen selecteren
3 personen
Docenten en begeleiders indelen
2 personen
Lokaalindeling vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Programma online publiceren
Herinnering aan deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Lesmaterialen verzamelen
4 personen
Presentaties controleren
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Lokaalbordjes ophangen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Lesmateriaal klaarleggen
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam houden
3 personen
Briefing docenten houden
8 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Proeflessen begeleiden
8 personen
Lokalen wisselen begeleiden
4 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetmaaltijden apart houden
Pauzeruimtes netjes houden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Foto’s van activiteiten maken
Informatie over opleidingen geven
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Lesmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankmail versturen
Foto’s delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Beamersaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Draagbare speakersaantal 4
Microfoonaantal 2
Flip-oversaantal 6
Whiteboardsaantal 6
Opladersaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Lokaalbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 3
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Plakbandaantal 8
Pijlenstickersaantal 30

Catering

Naamkaartjesaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Koffiefiltersaantal 150
Koffielepelsaantal 12
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Kannenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg het programma en de proeflessen minimaal 4 weken vooraf vast. Controleer per les de duur, lokaalcapaciteit en benodigde docent of begeleider voordat je uitnodigingen verstuurt.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de proeflesdag af. Verwerk daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en stuur iedere deelnemer een bevestiging met programma, tijden en praktische informatie.
Plan de lokalen niet alleen op basis van het aantal deelnemers. Houd ruimte voor tafels, stoelen, projectieschermen en looproutes naar de ontvangstbalie; hang lokaalbordjes vóór de ontvangst op.
Test laptops, beamers, projectieschermen, speakers en microfoon minimaal 1 dag vooraf in de juiste lokalen. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en opladers per lokaal bij elkaar, zodat je niet tijdens de eerste les hoeft te zoeken.
Maak naamkaartjes en deelnemerslijsten op basis van de definitieve aanmeldingen en leg ze bij de ontvangstbalie klaar. Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag ervoor voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een proeflesdag organiseren?: Leg datum, programma en proeflessen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minstens 3 weken voor de dag en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een proeflesdag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, lokaalbordjes en catering. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten om apparatuur per lokaal te testen.
Wanneer stuur ik deelnemers een herinnering voor de proeflesdag?: Stuur de eerste bevestiging direct na de aanmelding. Verstuur een herinnering 3 tot 5 dagen vooraf met aankomsttijd, lokaalindeling, programma en eventuele informatie over dieetwensen.
Wanneer regel ik de materialen voor een proeflesdag?: Controleer lesmaterialen en presentaties 3 tot 5 dagen vooraf en verzamel de apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf. Zet naamkaartjes, deelnemerslijsten en ontvangstmaterialen op de ochtend zelf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.