Checklist para organizar un Día de clase de prueba

Un Día de clase de prueba necesita más coordinación que una jornada normal: varias clases, docentes, aulas y participantes deben encajar en el mismo horario. Usa esta checklist para fijar primero el programa y las salas, abrir las inscripciones y cerrar después los detalles de recepción. Reserva el equipo con antelación y deja tiempo para probar proyectores, micrófonos y portátiles. Las últimas horas deben servir para montar, enfriar las bebidas y comprobar las listas, no para tomar decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Seleccionar clases de prueba
3 personas
Asignar docentes y acompañantes
2 personas
Establecer la distribución de salas
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
2 personas
Hacer reservas
Publicar el programa en línea
Enviar un recordatorio a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir listas de participantes
Recoger el material didáctico
4 personas
Revisar las presentaciones
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar los carteles de las aulas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
4 personas
Preparar el material didáctico
4 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
3 personas
Reunión informativa con docentes
8 personas
Preparar el material de registro
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Guiar las clases de prueba
8 personas
Coordinar el cambio de aulas
4 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener separadas las comidas de dieta
Mantener limpias las salas de descanso
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Tomar fotos de las actividades
Dar información sobre las formaciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger el material didáctico
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar los locales
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar correo de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mostrador de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 8
Proyectorescant. 6
Pantallas de proyeccióncant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Altavoces portátilescant. 4
Micrófonocant. 2
Pizarras de hojascant. 6
Pizarras blancascant. 6
Cargadorescant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Carteles de localizacióncant. 12
Señales de orientacióncant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 3
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Pegatinas de flechascant. 30

Catering

Tarjetas de nombrecant. 130
Pulserascant. 130
Filtros de cafécant. 150
Cucharillas de cafécant. 12
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarrascant. 8
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Define la fecha, el horario y las clases antes de enviar invitaciones. Si cambias el programa después, tendrás que actualizar el formulario, las reservas y los carteles de las aulas.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, preparar tarjetas de nombre, imprimir listas y calcular aperitivos sin improvisar.
Asigna a cada clase un aula, docente y acompañante, y publica el programa en línea antes de enviar el recordatorio. Indica también dónde está la recepción para evitar preguntas al llegar.
Prueba el equipo en cada sala como mínimo el día anterior: proyectores, pantallas, cables alargadores, regletas, altavoces y micrófono. Lleva cargadores y comprueba que cada presentación se abre correctamente.
Monta la recepción, las mesas y las sillas antes de que lleguen los participantes. Deja listas las bebidas frías, las tazas, vasos y platos, y coloca los carteles de las aulas en puntos visibles desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de clase de prueba?: Empieza a fijar la fecha, el programa y los docentes con al menos 4 semanas de antelación. Abre las inscripciones pronto y reserva las salas y el equipo antes de anunciar el evento.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una clase de prueba?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes. Ese margen permite confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas, imprimir listas y preparar las tarjetas de nombre.
¿Cuándo hay que probar los proyectores y micrófonos?: Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a encender el equipo al menos 2 horas antes de recibir al público. Comprueba también cables, regletas, cargadores y las presentaciones de cada docente.
¿Qué debo preparar el día del evento?: Reserva las últimas 2 o 3 horas para montar mesas y sillas, preparar la recepción, colocar los carteles, enfriar las bebidas y dejar listos los aperitivos. Antes de abrir, revisa las listas y confirma que cada aula tiene su material.

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