Journée de cours d’essai : la checklist d’organisation

Une journée de cours d’essai demande plus qu’un planning de cours. Il faut coordonner les enseignants, attribuer les salles, suivre les inscriptions et préparer un accueil fluide dès l’arrivée. Prévoyez aussi le matériel de présentation, les boissons, les en-cas et les besoins alimentaires signalés par les participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails qui bloquent le déroulement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner les cours d’essai
3 personnes
Répartir les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
Définir la répartition des salles
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Faire les réservations
Publier le programme en ligne
Envoyer un rappel aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Rassembler le matériel de cours
4 personnes
Vérifier les présentations
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre les panneaux de salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer le matériel pédagogique
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des enseignants
8 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les cours d’essai
8 personnes
Accompagner le changement de salles
4 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
Maintenir les espaces de pause en ordre
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Prendre des photos des activités
Donner des informations sur les formations
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel de cours
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enceintes portablesqté 4
Microphoneqté 2
Chevaletsqté 6
Tableaux blancsqté 6
Chargeursqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Panneaux de salleqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 3
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Ruban adhésifqté 8
Autocollants flèchesqté 30

Catering

Badges nominatifsqté 130
Braceletsqté 130
Filtres à caféqté 150
Cuillères à caféqté 12
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafesqté 8
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixez la date, le programme et les cours proposés au moins 4 à 6 semaines avant la journée. Cela laisse le temps de répartir les enseignants, réserver les salles et publier un formulaire d’inscription complet.
Dans le formulaire, demandez les coordonnées, les cours choisis et les besoins alimentaires. Traitez les inscriptions chaque semaine et envoyez une confirmation définitive 5 à 7 jours avant l’événement.
Attribuez chaque salle à un cours et à un accompagnateur, puis affichez les panneaux à l’entrée et devant les salles. Prévoyez une copie imprimée du programme et des listes de participants pour l’accueil.
Testez les ordinateurs, vidéoprojecteurs, écrans, enceintes et microphones au moins la veille. Comptez une rallonge et une multiprise par zone équipée, et vérifiez les chargeurs avant l’installation.
Préparez l’accueil et les pauses avant l’arrivée du premier participant : badges, tables, chaises, boissons fraîches, café, tasses, verres et en-cas. Gardez une réserve pour environ 10 % de participants en plus que prévu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de cours d’essai ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme et le lien d’inscription. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les groupes, les salles et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Prévoyez 30 à 45 minutes avant le premier cours pour remettre les badges, vérifier les listes et orienter les participants. Installez le comptoir d’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.
Quand tester le matériel d’une journée de cours d’essai ?: Faites un test complet la veille, puis vérifiez rapidement les branchements le matin même, au moins 30 minutes avant le début. Testez chaque présentation dans la salle où elle sera utilisée.
Combien de boissons et d’en-cas prévoir par participant ?: Pour une demi-journée, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, plus une boisson chaude pendant la pause. Comptez au moins un en-cas par participant et ajoutez une réserve de 10 % pour les imprévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.